Thor Wiggo Skille

Ideen om et fullelektronisk arkiv i Bodø kommune er ikke basert bare på ideologi og troen på det papirløse samfunnet, som dukket opp ved dataverktøyets inntog for tjue–tretti år siden.

– Begrep som grønt arkiv, miljø og besparelser er selvsagt viktige faktorer det også. Men effektiv saksbehandling og god dokumentflyt er like viktige insitamenter, fastslår arkivsjef Solfrid Kjærran i Bodø kommune.

Krav til teknologi

Men det er først de siste tre–fire årene at teknologien har gjort det mulig å skape et fullelektronisk arkiv – og en fullelektronisk dokumentflyt mellom saksbehandlere og arkivet.

– Riksarkivet stiller klare krav om sikkerhet. Den er nå på plass, både teknologisk og kunnskapsmessig hos arkivarene. Og vi driver en aktiv opp­læring hos saksbehandlerne i forkant av omorganiseringen, forteller pro­sjektkoordinator Lisbet Gavin.

Både inn og ut

Gavin er også opplæringsansvarlig ved arkivet og tror at overgangen skal gå nokså smertefritt.

– Alle inngående dokumenter, samt selve saksbehandlingen, har i praksis vært elektronisk de tre siste årene. De største endringene opp-levde saksbehandlerne da vi innførte skanning av halvparten av dokumentflyten – all inngående post, som blir journalført og skannet her hos oss på arkivet.

I Bodø kommune er det rundt 1200 brukere av journal- og arkivsystemet ephorte, som ble innført i 2002. Den spede begynnelsen til en mulig fullelektronisk saksbehandling.

– Rundt 600–700 av brukerne er i posisjoner der de sluttfører og sender dokumenter til arkivering. Det er disse som nå vil bli fulgt opp ekstra nøye fra oss, fastslår Gavin.

Evig troskap

Tekniske retningslinjer for elektronisk arkivering stiller krav til arkivsystemene, lagringsformat, og hvordan dette skal avleveres til depot. For Bodø kommunes del er det Arkiv i Nordland som står for den endelige opp­bevaringen. Heretter vil det altså være slutt på kilometervis med arkivskuffer, og overgang til harddisker og sikkerhetskopier.

– Det er klart denne omleggingen vil gi besparelser i depotkostnadene. Vi er jo pålagt å oppbevare dokumentene fra nå og nær sagt til evigheten, poengterer arkivsjef Kjærran.

E-post på lager

– Den største endringen blir rutinene for arkivarene. Oppfølging og kvalitetssikring skal nå bare skje elektronisk.

Gavin anser journalføringen av e-poster som en av de viktigste fak­torene å perfeksjonere.

– Men dette har vi helautomatisert. Alle e-poster som anses å ha betydning i en saksbehandling, kan enkelt arkiveres ved å merke e-posten og trykke «importer». Ephorte åpnes, og til og med vedleggene konverteres automatisk. E-poster skal behandles på lik linje med dokumenter som kommer i posten eller som leveres direkte fra publikum til en saks­behandler. Saksbehandlerne har selv et betydelig ansvar for at alle saks­dokumenter kommer inn i arkivsystemet.

Gavin slår fast at dataverktøyet er så perfeksjonert at huskelista for saks­behandlerne vil være atskillig kortere i framtidas arkivering.

– I tillegg driver vi jo kontinuerlig support og veiledning her ved arkivet. Alle arkivarene kan fjernstyre og ta over saksbehandlernes skjermer, og på den måten drive en effektiv rettledning om noen er usikre eller står fast.

Sperrer e-post

Sentralarkivet, som ligger under kommunens ikt-avdeling, registrerer og setter selv opp nye ansattes brukerrettigheter og tilgang i datasystemet. Sikkerhetsrutiner er selvsagt avgjørende for at ikke dokumenter skal kunne komme på avveie.

– Om et dokument er gitt en graderingskode, er det for eksempel ikke mulig å ekspedere dette i e-post. Systemet sperrer for, forklarer Gavin.

Like regler

Kjærran fastslår at vi framover må se annerledes på arkivrollen. I dag finner arkivarene ferdigstilte dokumenter i papirformat når de har behov for å lete dem opp. Nå må i stedet søkefunksjoner perfeksjoneres, og rutiner for å hente fram gamle saker må legges om. Heretter blir alt på skjerm.

– Vi ser fram til at vi får alle rutinene helt på plass. Det hender at vi får dokumenter sendt hit som ikke er ferdige til arkivering. Dette fanger vi opp på papir. Nå må vi i stedet legge inn elektroniske systemer som luker ut denne muligheten. Vi har jobbet mye med registreringsregler, slik at informasjonen skal være lik og dermed lett å søke opp.

Prosjektmidler

Veien til det fullelektroniske arkivet er vedtatt som et eget prosjekt, og har rammer på et par millioner kroner. Hovedsakelig ligger kostnaden i pro­gramvare, men også i opplæring og nytt skanningsprogram som vil gi en bedre lesevennlighet av dokumentene på skjermen. Særlig gjelder dette for tegninger og kart.

– Vi har som mål å foreta omleggingen 1. januar 2010. Vi skal senest være ferdig ved utgangen av første kvartal neste år.

Skarpt periodeskille

Selve omleggingen må uansett få en gitt dato, fordi dette vil kreve at man legger inn et skarpt periodeskille, som det heter på arkivspråket.

– Den eksisterende journalbasen vil bli definert som en historisk base. Det betyr at vi begynner på nytt og nulls­tiller oss i den nye journalen. Framover må vi kjøre to separate baser når vi skal søke tilbake.

Gavin håper leverandøren kan komme opp med en kombinasjons­løsning som gjør det mulig å lenke mellom den gamle og den nye data­basen.

– Løpende saker må gis nytt saksnummer, og vil i en periode ligge i to baser. Det er egentlig så enkelt at de som lagrer saker i det nye systemet i tillegg må lage koder som viser tilbake til gammelt saksnummer, avrunder prosjektkoordinator Lisbet Gavin ved arkivet i Bodø kommune.

Prosjektkoordinator Lisbet Gavin ved arkivet i Bodø kommune er opptatt av den ergonomiske biten av et fullelektronisk system.

– Kanskje vil folk sitte mer ved pc-en, uten pauser, som når en går til kopimaskinen eller printeren.

Gavin mener det for noen vil være riktig å investere i to skjermer. Andre vil kanskje ha behov for et løftebord for å kunne variere arbeidsstillingen.

– Vi har flere her på arkivet som jobber med to skjermer. Det vil jo være særlig relevant for dem som jobber mye med kart eller store tegninger.