Askøy satser digitalt

Øykommunen et brospenn fra Bergen har satt i gang en storstilt overgang til fullelektronisk arkiv. Karin Holmelid har fått jobben med å lede omleggingen. – En skikkelig ­utfordring, sier hun med øyne som viser at hun er skikkelig tent på oppgaven.

2011032114353920131214160036

monica.schanche@fagforbundet.no

Det er viktig at en slik satsing har støtte i kommuneledelsen. Hos oss er det forankret i rådmannens ledergruppe, sier Karin Holme­lid, som er leder for kommunens dokumentsenter – en populær betegnelse for arkiv.

Til å gjennomføre omlegging til elektronisk arkiv har Holmelid satt sammen en prosjektgruppe med ansatte fra forskjellige fagområder i kommunen. Med seg har hun også Nina Johannessen og Vigdis Johnsen. De er begge tatt ut på halv tid fra daglige arkivoppgaver for å arbeide med dette og for å få påfyll av ny kompetanse. De har blant annet gjennomgått nettbasert undervisning i elektronisk dokumentbehandling.

– Vi bygger opp kompetansen her, sier prosjektleder Karin Holmelid. Selv har hun gjennomført to år på Arkivakademiet ved Riksarkivet, og tatt både grunnenheten i arkivfag og spesialenheten i elektronisk arkiv.

Hennes iver for faglig kvalitet og kompetanse smitter over på kollegene. Åtte medarbeidere jobber på dokumentsenteret. Samantha Pletten startet som lærling og fikk fast jobb i august. Hun sier det slik:

– Nå har jeg lyst til å ta Arkivakademiet. Karin inspirerer meg.

Arkivmateriale i fare

For kvalitetssikring er helt nødvendig for å unngå at uerstattelig materiale går tapt. Karin Holmelid har merket seg advarsler fra Riksrevisjonen om at mye elektronisk arkivmateriale står i fare for å gå tapt dersom det ikke settes inn tiltak.

– Utfordringene står i kø. Vi er klar til å møte dem, sier arkivlederen. Hun har holdt på i 25 år, både med innføring av sak- og arkivsystem i norske kommuner og som arkivleder i stat og kommune. Hun er også med i en referansegruppe for bevaring og kassasjonsregler i norske kommuner.

– Det har vært for mye opp til hver enkelt kommune å bestemme hva som skal bevares. Nå kommer det nye regler for dette, både i stat og kommune, opplyser hun.

Samarbeid med it

Karin Holmelid er klar over at dokumentasjon kan forsvinne også i Askøy kommune.

– It-avdelingen er en viktig aktør som vi er avhengig av for å få ting til, både i den daglige driften, og for å bevare historisk materiell. Dette handler om innbyggernes egen historie, understreker hun.

Arkivlederen og medarbeiderne hennes vil øke bevisstheten i hele organisasjonen om hva som skal bevares for ettertiden. Barnehager, skoler, pleie og omsorg, Nav kommune, teknisk og kultur får spørsmål om hvilke rutiner de har. Hva de mangler, hva de trenger. Dermed blir alle aktivt involvert og får et eierforhold til prosessen. Opplæring og veiledning øker forståelsen for å ta vare på viktig dokumentasjon for askøyværingene og deres liv.

Forvalter livshistorie

– Vi forvalter alt fra du er født til du dør. Vi sitter på en kjempemessig dokumentasjon som må bevares slik at den er mulig å finne igjen. Dokumenter som hører sammen, må også arkiveres sammen og ligge i sin rette sammenheng. Proveniens kaller hun det på fagspråket.

– Det nytter ikke bare å pøse på med ustrukturert data inn i et elektronisk arkiv. Dokumentasjonen skal være mulig å finne igjen elektronisk. Når en saksbehandler svarer på et dokument, må det arkiveres sammen med dokumentet som er kommet inn, sier Holmelid.

Innbyggere kan komme mange år senere og spørre etter dokumentasjon om sin skolegang. Mange vil også ha dokumentasjon på sine ansettelsesforhold når de ønsker å gå av med pensjon.

Skolene kobles på

Dokumentsenteret har full sentralisering av saksarkivet. De skal arkivere data fra de kommunale enhetene som for eksempel skoler, barnehager, sykehjem og kommunehelsetjeneste. Fra nyttår ble alle de 17 skolene i Askøy knyttet til systemet.

– Vi skal overta arkivering av de administrative systemene og generell saksbehandling, men ikke fagsystemene i barnevern og hos kommunelege, opplyser Holmelid.

Kvalitet og tilgang

Karin Holmelid er svært opptatt av at arkivloven ligger i bunn når kommunen går over til ny elektronisk arkivstruktur. Det er viktig å ta høyde for alt lovverk som regulerer dette, og å styre hvem som har tilgang. For eksempel ansattes personalmapper, elevmapper og andre sensitive opplysninger.

– Alle brukere av systemet som gis tilgang, skal autoriseres for sine saksområder. Ellers får de ikke tilgang til annen informasjon enn den som er offentlig tilgjengelig. Sikkerhet er alfa og omega, understreker Holmelid.

Sikre ekthet

– Ved overgang til elektronisk arkiv må vi sørge for at dokumentene er autentiske og ekte, understreker arkivlederen.

Fullelektronisk arkiv betyr at det er de elektroniske dokumentene som er de «ekte» dokumentene. Etter skanning makuleres ­papirene etter nøye kvalitets­sikring i tråd med Riksarkivarens forskrift. Riksarkivet har spesifiserte krav til elektronisk arkivdanning og bevaring i Noark (Norsk arkivsystem), som tar vare på dokumentene og gjør det umulig å endre dem.

Arkivlederen på Askøy ønsker en felles arkivstruktur i kommunen, og på sikt å innføre nyeste Noark 5-standard.

– Da kan vi fange alle bevaringsverdige dokumenter og metadata fra alle fagområder, sier Holmelid.

Hun vil gjerne ha mest mulig elektronisk inn til kommunen for å slippe å skanne dokumenter.

I dag kommer for eksempel stillingssøknader elektronisk, og de arkiveres direkte inn i Noark.

Økt innsyn

Elektroniske postlister fører til mer begjæring om innsyn, både fra pressen og vanlige innbyggere. Arkivlederen og staben må vur­dere henvendelsene i forhold til offentlighetsloven.

Askøy kommune har retningslinjer for journalføring med standard saktittel og registreringstittel og ordner etter arkivkoder (K-koder).

– Ny offentlighetslov forbyr oss å legge ut for eksempel personnummer på nett. Selv om navn og personnummer i seg selv ikke er taushetsbelagt, må vi se i hvilken sammen­heng opplysningene står og tenke helhetlig: Hva kan røpe noe om denne personen? Avgjørelser kan klages inn til fylkesmannen, opplyser Karin Holmelid.

Lesbart om hundre år

Dokumenter, fotografier og lyd og video må lagres i et format som egner seg for langtidslagring. Kommunale arkivskapere må følge Riksarkivarens forskrift om hvilke format som er gyldige.

– Dataene som lagres må konverteres slik at de er lesbare også om 100 og 150 år. I dag er blant annet PDF/A og MP3 godkjente formater. Vi må legge opp en strategi for å oppfylle godkjente lagringsmedium framover. Her må it-avdelingen delta. Ellers risikerer vi å miste verdifull dokumentasjon, understreker arkivlederen.

Skape et samlet og komplett arkiv for Askøy kommune.

Full utnyttelse av elektronisk kommunikasjon.

Mer effektiv saksbehandling for ledere og saksbehandlere.

Redusere tidsbruk for gjenfinning av informasjon og dokumen­tasjon.

Øke kompetansen innenfor elektronisk arkivering.

Utarbeide nye rutiner for behandling av elektronisk dokumentasjon.

Ansvarlig redaktør:
Eva Ler Nilsen
Redaksjonssjef:
Simen Aker Grimsrud (konst.)

Nettredaktør:
Knut A. Nygaard
Utgiver:
Fagforbundet
Kontakt redaksjonen:
tips@ignore-fagbladet.no
Telefon:
23 06 40 00
Annonser:
Salgsfabrikken
Sosiale medier:
FacebookTwitter
RSS:
RSS-feed
Besøksadresse:
Keysers gate 15 (4. etasje), Oslo
Postadresse:
Postboks 7003, St. Olavs plass, 0130 Oslo
Fagbladet er medlem av Fagpressen og redigeres etter: RedaktørplakatenVær Varsom-plakatenEtiske husregler Les også: Fagbladets personvernpolicy