I 15 år har Tingvoll vært en papirløs kommune. I 1998, da de begynte å skanne all post, var dette helt nytt i kommunenorge. Og rådmannen omtalte det papirløse kontoret som science fiction.

Det var daværende rådmann, Eirik Oterholm, som insisterte på at kommunen skulle være papirløs.

Kommunestyret ønsket å prioritere penger til jordbruk, skogbruk og skole, ikke datamaskiner. Men rådmannen fikk viljen sin. Noe de har tjent på i ettertid, ifølge Greta Bårdsen.

Sakspapirene på Ipad

I dag sitter kommunestyrerepresentantene med alle saksdokumentene på hver sin iPad og har dermed bedre tid til å forberede seg og komme med innspill. Alle andre kan finne sakspapirene til kommunestyremøtene på hjemmesiden til kommunen.

Arkivverdig post skannes og er tilgjengelig i full versjon for alle interesserte. Og digitalisert korrespondanse sendes elektronisk til mottakeren og til saksbehandleren, som selv også kan søke etter relevant korrespondanse i arkivet.

Ikke bedre i gamle dager

– Jeg husker vi brukte hele arbeidsdager på å kopiere sakspapirer til kommunestyremøtene. Ofte gikk kopimaskinen varm og stoppet opp. Da måtte vi tilkalle hjelp fra Kristiansund. I tillegg kom bilag og regnskaper. Da vi var ferdig med å kopiere, skulle alle dokumentene pakkes inn i konvolutter, frankeres og sendes i posten. Jeg har en helt annen jobb i dag enn da jeg begynte her, reflekterer Bårdsen.

Tidligere hadde også hver etat sitt eget arkiv og egne ansvarlige for disse. Søkerlister til ledige stillinger måtte kopieres opp, med opplysninger om hver enkelt søker, til alle som var interessert. Og journalistene oppsøkte kommunehuset for å få tilgang og kopier av post og dokumenter de ønsket innsyn i.

Nå er alt elektronisk, og kommunen sparer både tid, personale og penger.

Fikk oppmerksomhet

– Overgangen til den papirløse kommunen krevde mye kvelds- og helgejobbing. Men arbeidet ble verdsatt, og vi som jobbet i arkivet var ikke lenger nederst i hierarkiet, sier arkivleder Greta Bårdsen i Tingvoll kommune.

– Hver måned kom det utsendinger fra ulike kommuner, til og med fra Trondheim, som ville snakke med og lære av oss. Tingvoll var en foregangskommune, sier Bårdsen.

Vekk med tullpratet

Blant de første grepene som de arkivansatte gjennomførte, var å legge ut postlistene i fulltekst på nettet.

– Det fungerer oppdragende at korrespondanse publiseres på nettet, ikke minst for saksbehandlerne som må skrive så folk skjønner det. I begynnelsen var det litt skremmende, men nå er det blitt en vane. Vi får ikke mange klager, forteller Bårdsen.

Hun vektlegger arkivkunnskapen. Datasystemene er bare redskap.

– Vi er trygge på offentlighetsloven. Meroffentlighet er regelen.

Fremdeles er det ikke så mange kommuner som legger ut korrespondansen i fulltekst. Bårdsen tror innbyggerne blir mer interesserte i det som foregår i kommunen når det er lettere å skaffe seg oversikt.

– Når noen for eksempel har søkt om og fått et tilskudd, blir flere oppmerksomme på tilskuddsordningen.

Strenge på sikkerheten

All saksbehandling i kommunen er fullelektronisk. Alle dokumenter kommer rett inn på skjermen til saksbehandleren, som hver dag også må besvare eller krysse ut innkommende post.

Men dokumentsikkerheten er streng, og bare personer med autorisasjon får tilgang til interne dokumenter.

– Den som sender et fortrolig brev, skal være trygg på at kommunikasjonen forblir intern, sier Bårdsen.

Digitalt eiendomsregister

Det fins fremdeles gule post-it lapper på pulten til Greta Bårdsen. På veggen henger påminnelser på papir. Tingvoll har fremdeles møtebøker, mottar stadig papirpost og tar ennå noen kopier. Det historiske eiendomsregisteret fins stadig kun på papir, selv om det snart skal digitaliseres.

Ennå gjenstår å integrere fagsystemet for sykehjemmet. Søknader, vedtak og klager til sykehjemmet arkiveres på papir. Men om ikke lenge har gårsdagens science fiction blitt de arkivansattes virkelighet.

Postlister i fulltekst på internett.