Levanger og Namsos:
Helsesekretærene frigir tid til lederne
SYSTEM: Sissel Laila Nyberg og Randi Holmlie har vært med på å skape nye systemer som blant annet frigir tid for lederne.
Ned Alley
Før var lederne i Helse Nord-Trøndelag nedsyltet i papirarbeid. Nå er Randi og Sissel blitt rett person på riktig oppgave.
titti.brun@fagbladet.no
Etter to år som prosjekt, er helsesekretærene som støtter lederne blitt en fast ordning ved sykehusene i Levanger og Namsos.
– Oppgavene er interessante, mangfoldige og utfordrende. Det er gøy, sier Randi Holmli med et smil.
– Jeg er kommet enda nærmere sykehushverdagen og de ansatte på sykehuset, legger Sissel Laila Nyberg til.
Rett person gjør jobben
– Det er stadig flere datasystemer som skal vedlikeholdes, både for personalet, saksbehandling og samhandling med kommunene. Det er ingen grunn til at en spesialsykepleier skal gjøre rene kontoroppgaver, påpeker Holmli.
– Jeg tror mange ledere syns det er godt å slippe referatskrivingen fra møter. Og selv om jeg innimellom må finne presis informasjon om medisinske kongresser eller noe annet, så er det ikke noe problem. Jeg vet hvor jeg finner svar, dessuten har vi jo Google, sier Nyberg og ler.
Kjenner sykehuset
De to sekretærene vi møter i Levanger har lang fartstid på sykehuset. Holmli har jobbet i 26 år og er teamkoordinator for servicesenteret og sekretær for røntgen, i tillegg til halv stilling som lederstøtte.
Nyberg har jobbet 34 år på sykehuset. Hun er i 100 prosent stilling som lederstøtte på medisinsk klinikk. Også på sykehuset i Namsos jobber en sekretær i full stilling med lederstøtte.
Effektiv smøring
De fungerer som smøring i systemet. Sekretærene har også overtatt en del oppgaver fra personalavdelingen. De viser vikarer og nyansatte rundt på sykehuset, sørger for datatilgang og ikke minst at tilgangene fornyes til riktig tid. Både vikarer og ansatte vet hvem de skal spørre om timelister for ansatte, pasientskolene eller uferdige dokumenter i elektronisk postjournal.
– Trenger jeg en underskrift, får jeg den der og da. Det er mye mer effektivt enn å vente på postgangen, sier Nyberg.
Tar litt tid
Sluttrapporten fra lederstøtteprosjektet i Helse Nord-Trøndelag peker på at det i starten var vanskelig for lederne å gi slipp på oppgaver og være trygg på at de ble ivaretatt.
– Veien ble til mens vi gikk. I starten var det fort gjort for lederen å fortsette å gjøre ting selv, forteller Nyberg.
– Dessuten har vi markedsført oss og foreslår oppgaver vi kan ta. Og ofte blir det sånn, legger Holmli til.
Blitt uunværlige
«Jeg kan ikke lenger se for meg at jeg kan klare meg uten sekretæren....Nå har jeg tid til lederoppgavene,» står det i sluttrapporten. Avdelingsleder Hilde Fossland har fulgt prosjektet. Hun er veldig fornøyd.
– Sekretærene har fått en lang liste med mangfoldige oppgaver. Før slet mellomlederne, for det skal en viss mengdetrening til for å gjøre en oppgave raskt. Den øvelsen får sekretærene i og med at de overtar oppgaver fra flere ledere, sier Fossland.
Lederstøtte Helse Nord-Trøndelag
• Driftsoppgaver flyttes fra leder til helsesekretær og frigir tid til ledelse.
• Leders tidsbruk på administrative oppgaver er redusert med fem timer i uka.
• Helsesekretærenes kompetanse dekker godt de oppgavene de har.
• Det er ikke noe problem at hver helsesekretær støtter 5–7 ledere.
• Sekretæren overtar også oppgaver fra personalavdelingen.
• Etter tre måneder opplevde lederne å få frigitt noe tid, etter ni måneder var målet nådd.
• Sekretærene kjenner institusjonen og de viktigste datasystemene, både pasientrelaterte- og personalsystemer.
Helsesekretærenes nye oppgaver
• Sette opp turnus for leger og sykepleiere.
• Skrive referat fra alle møter som krever det.
• Forlenge vikariater og følge opp vikarer, studenter og nyansatte med timelister, lønn, ønsker om vakter, frister i IA-arbeid.
• Avvik og varsel til/fra kommunene.
• Regnskap over vanedannende medikamenter, statistikker hoftebrudd, melde om korridorpasienter.
• Organisere tilbudet til pasienter som skal på hjerte-, lunge- eller slagskoler