TITTI BRUN

titti.brun@fagbladet.no

I hard konkurranse med leger, psykologer og andre ansatte stakk seksjon for dokumentbehandling av med Helse Fonnas kvalitetspris på 40.000 kroner.

– Så vidt jeg vet er det er første gang merkantilt ansatte har vunnet prisen, og jeg har jobbet her i 25 år, sier en stolt seksjonsleder Rigmor Sørbø.

Alvorlige avvik

Prisen fikk de for ryddejobben som skal sikre at pasientmappene inneholder korrekt og oppdatert informasjon.

Det krever at papirene som sykehusavdelingene leverer, er korrekte. Før kunne det ligge både doble og tredoble kopier, og kladdenotater som måtte lukes ut.

– Vi har også opplevd alvorlige avvik som at dokumenter for to pasienter lå i samme mappe, sier helsesekretær Lise Aase Knapskog.

I årevis har de forsøkt å få orden i mappene. Seksjonen opprettet til og med en egen ryddegruppe til å grave seg ned og gå gjennom alle mappene før skanning. Det har vært en tidkrevende jobb for sekretærene.

STOLTE VINNERE: - Gøy at vi lyktes, sier helsesekretær Lise Aase Knapskog.

Titti Brun

Enkelt skjema

Til slutt var det nok.

Da lagde helsesekretærene sitt eget system. Vinnerprosjektet består av noen konkrete tiltak.

– Det enkle er ofte det beste, ler helsesektretær May Myklebust Dahle.

De lagde et enkelt avkrysningsskjema over informasjonen som skal i pasientmappa, og som den ansvarlige for leveringen må underskrive.

– Særlig det at en ansvarlig må underskrive, har hatt en god effekt. Vi får ryddige mapper, og hvis vi er i tvil om noe, vet vi hvem vi kan snakke med, forteller Knapskog.

Alle sparer tid

I tillegg bestemte de at all pasientinformasjonen skal leveres innen klokka ti på morgenen.

– Sekretærene har en frist på 48 timer til å sørge for at oppdatert, kvalitetssikret informasjon skal være skannet i pasientmappa. Vi klarer det innen 24 timer. Det er viktig. Noen pasienter kan brått komme tilbake hvis de blir sykere. Da er det viktig med oppdaterte journaler, legger Dahle til.

Hun peker på at overgangen til elektronisk journal og ikke minst nye rettigheter der pasientene har tilgang til sin elektroniske journal, tvang fram et bedre system.

– Vi kan jo ikke levere fra oss rot.

Hvorfor var hjerteavdelingen best?

Prosjektet startet med at sekretærene undersøkte den inntil da beste eleven i klassen. Hvorfor var alltid mappene fra hjerteavdelingen i orden?

– Vi fant ut at det var klare kontaktpersoner som hadde direkte kontakt og raskt fikk oppklart eventuelle spørsmål. Det bygde vi videre på. Derfor skal papirene underskrives av en ansvarlig.

Prisjuryen skryter av at helsesekretærene i løpet av prosjektet har gitt god opplæring både til ansatte og vikarer i å bruke det nye skjemaet. I tillegg har de gjennomført systematiske målinger av resultatene – som altså er en pris verdig.