Thor-Wiggo Skille/Fagbladet

Den nye offentlighetsloven har 14 paragrafkoder for å kunne unndra et dokument fra offentligheten. Etter 38 år med den gamle lovens fem unntaksregler, er det ifølge arkivsjef Solfrid Kjærran de datatekniske utfordringene som tar noe tid å løse i Bodø kommune.

– De nye paragrafkodene må legges inn. I tillegg må vi endre tilgangs­kodene til de enkelte saksbehandlerne. Også internt i kommunen er det stor forskjell på hvem som skal ha tilgang til de forskjellige dokumentene.

Veiledet innkjøring

Kjærran innrømmer at dette kommer til å ta noe tid. Fra forskriftene ble vedtatt i oktober, har både utviklerne av saks- og arkivsystemene og arkivpersonalet jobbet aktivt for å få lov­endringen på plass. 1. januar 2009 ble den nye loven gjeldende.

– Det er en veldig omfattende lov. Bare veiledningen til loven er på 140 sider, underbygger Kjærran.

De mange nye unntakene volder litt praktisk hodebry. Ikke minst fordi det også er unntak fra unntakene.

– I kjølvannet av den nye offentlighetsloven følger også hvordan vi forholder oss til andre lover, blant annet arkivloven og forvaltningsloven.

Enkeltvis offentlig

Det har vært gitt opplæring til et ut­valg saksbehandlere. Og mer opp­læring er på gang.

– I tillegg har arkivarene fått eksterne kurs, blant annet gjennom arkivarene sitt nettverk i Salten. ­Kjærran mener det var på høy tid med en ny offentlighetslov. Ikke minst for å fange opp den teknologiske utviklingen som har vært.

– Loven skiller klart mellom dokumentoffentlighet og publisering på internett. Et dokument kan være offentlig og gis ut ved forespørsel. Men man kan ikke nødvendigvis publisere de samme opplysningene i journalen åpent på internett.

Unndratt personnummer

Det gjelder blant annet fødselsnumre, som er en offentlig opplysning på forespørsel. Men når man legger mange personnumre i en journal, blir dette med en gang et register, som Kjærran presiserer ikke er tillatt å legge ut på nett.

– De nye forskriftene sier at i den grad det ligger personnavn i journalene, så skal de ikke ligge søkbare lenger enn et år. Årsaken er selvfølgelig at man med ny teknologi kan sammenstille navn og personnumre på en helt annet måte enn tidligere. Derfor er det gunstig med denne presiseringen, mener Kjærran.

Ønsker presisering

Arkivsjefen jobber nå med å få klarhet i hva de elektroniske journalene kan inneholde. En presisering må på plass, både for arkivpersonalets praktiske håndtering, men også for utviklerne av journalsystemer.

– Noen har tolket at ordinære arkivkoder, og gårds- og bruksnumre ikke kan legges i journalen på nettet. Dette viser at denne loven er nokså kompleks. Loven, forskriftene som utfyller loven, unntakene, men ikke minst unntak på unntakene.

Intern åpenhet

Kjærran har allerede fått spørsmål om hvorfor det benyttes «gammel» merking av dokumentene. Hun tror likevel at media har tålmodighet med kommunen. Blant annet fordi Bodø kommune lenge har hatt gode, til­gjengelige journaler på internett. Og relativ rask responstid ved forespørsler.

– Vi har i flere år ført interne dokumenter gjennom de samme journalene. Dokumenter som etter gammelt lovverk til dels kunne unntas offentlighet. Altså en praksis som følger intensjonene i den nye loven.

I nettverk

I Bodø kommune er det rundt 1300 saksbehandlere som jobber i Ephorte, et kombinert saksbehandler- og arkivsystem. Kunder som bruker Ephorte i Saltenregionen har dannet en egen nettverksgruppe. Gjennom nettverket har rundt 60 deltakere fått egen kursing i hvordan de skal håndtere den nye offentlighetsloven. I tillegg skal Arkiv i Nordland, kommunenes depotorganisasjon, veilede arkivarene i håndteringa av den nye loven.

– I tillegg har vi jo kursing fra en av våre egne jurister, og arkivintern veiledning og oppfølging, avslutter arkivsjef Solfrid Kjærran.