Karin E. Svendsen

Hver måned benker de seg rundt bordet til kontormøte. Den siste halv­timen av møtet er oppmerksomheten retta mot tavla med de gule lappene. Ansatte og tillitsvalgte på fylkeskontoret i Kristiansand skriver det ned på en gul lapp når det er noe de ikke er helt fornøyd med eller hvis det er ­rutiner eller arbeidsmåter de ser kan bli bedre. Lappene blir hengt opp på ei tavle. Alle er med i diskusjonen for å finne ut hvordan de forskjellige problemstillingene skal håndteres, og utpeker en eller flere ansvarlige for å følge opp.

Nå henger det en lapp hvor det bare står Post.

– Det er noen som glemmer å tømme posthylla si, og beskjeder blir liggende ulest, forklarer Elin Lunde, en av sekretærene på kontoret.

– Det er vel helst meg, det, innrømmer fylkesleder Roy Gyberg.

– Da får det bli mitt ansvar å sørge for at folk heretter tømmer posthylla si når de er innom.

Banaliteter

De som jobber på fylkeskontoret til Fagforbundet i Vest-Agder, har tatt i bruk en metode som ble foreslått av Dag Kroslid under et stort kvalitets­seminar som Fagforbundet Vest-Agder arrangerte i august i 2006.

– Det er helst de gule lappene vi bruker, og vi har løst mange store og små problemer på denne måten, forteller Gyberg.

– Men de aller fleste problemene er veldig banale, legger han til. Som eksempel på banalitetene nevner han at noen på kontoret irriterte seg over at ikke alle slo på lyset når de kom om morgenen.

– Det ble tatt opp i kvalitetsbolken på kontormøtet, og det var fort gjort å bli enige om at lyset skal på når vi er til stede. Og siden har i grunnen det gått greit, sier han.

Løser det meste

De fleste problemer løses før neste møte, men av og til nedsetter de ei arbeidsgruppe for å jobbe med saken.

– Neste gang vi har kontormøte, ser vi hvordan det har gått for å finne ut om problemet er løst, og vi bare kan krølle sammen og kaste den gule lappen, eller om vi må jobbe mer med saken, sier Gyberg.

Sekretær Torhild Fintland understreker at de også har brukt kontor­møtene og de gule lappene til å løse mer vektige problemer.

– Vi har for eksempel etablert rutiner for å sende ut protokoller og annen informasjon til fagforeningene, forteller hun. Tidligere fikk de tillits­valgte samme informasjon fra flere hold. Nå er de enige om hvem som sender hva, og alle er blitt mer forsiktige med videresending av e-poster.

Firkanta hue

De to andre sekretærene, Elin Lunde og Sissel Topland, supplerer og trekker fram at fylkeskontoret har utvikla sitt eget kursadministrasjonsprogram.

– Det var vanskelig å administrere kurspåmeldingene siden mange var involvert. Vi tok det opp på et kontormøte, og Roy, som er litt firkanta i hue, fikk i oppgave å utvikle et program for å få orden på påmeldin­gene. Vi diskuterte utseende og funksjoner på programmet, og så overlot vi resten til ham, forteller de.

Kompetansedeling i system

I tillegg til å fange opp problemstillinger gjennom lappesystemet, har fylkeskontoret også et opplegg for kompetansedeling.

– Hvis en av oss trenger opplæring på et eller annet felt, skriver vi det opp på en liste på oppslagstavla. På neste kontormøte finner vi ut hvem som kan bidra med den aktuelle kompetansen, forteller sekretærene.

– Vi har litt forskjellig kompetanse, og er sjølhjulpne på det meste, supplerer fylkeslederen før han snur seg mot tavla og peller ned en ny gul lapp.

– Søppelsortering, står det her, opplyser han.

– Det er jo litt pinlig at vi ikke har et system for søppelsortering sånn som resten av kommunen har, legger han til.

Innen neste kontormøte har noen snakket med huseieren og kommunen. Og så er kanskje ulike søppeldunker på plass sånn at også Fagforbundet i Vest-Agder kan levere søpla ferdig sortert.

Målet med programmet er å bedre kvaliteten og øke effektiviteten i det kommunale tjenestetilbudet. Alle endringer skjer gjennom samarbeid mellom politikere, administrasjon og ansatte. Innbyggerne skal oppleve at tjenestetilbudet blir bedre. De fleste kommuner har også økt nærvær som mål.

140 kommuner har hittil sluttet seg til programmet.