Monica Schanche, Fagbladet

monica.schanche@fagforbundet.no

Cloud computing er den engelske betegnelsen – nettskyen på norsk.

  – Jeg kan lese e-posten min uansett hvor jeg er, og jeg får ingen flere meldinger om at postboksen er full. Det er kjempegøy at Narvik kommune er først i nettskyen, sier arkivkonsulent Anne Pettersen.

Hun er en av de 1500 ansatte i Narvik kommune som har tilgang til e-posten sin over internett uten at den lagres på egen pc. Journalføring av e-poster i sak- og arkivsystemet gjøres med et enkelt tastetrykk.

– Her er det viktig med overskrift i meldingen for å finne dem igjen. Og det er viktig å rydde så du ikke mister oversikten, sier Anne Pettersen.

Hva er nettskyen?

Du kan like gjerne lære deg nyordet: Nettskyen. Eller cloud computing på engelsk. Det er betegnelsen for alt fra dataprosessering og datalagring til programvare på servere som står i eksterne serverparker tilknyttet internett.

Per Jakobsen, enhetsleder for it drift og utvikling, er mannen som tar Narvik kommune ut i nettskyen. Kommunen tar farvel med Lotus Notes som har vært de ansattes e-postsystem i ti år, og går over til skytjenesten Gmail.

– Vårt primære behov var å fornye kommunens e-post. Vi har valgt Google fordi de har et konsept med Google Apps som gir oss flere muligheter i tillegg, blant annet verktøy for å skrive og lagre dokumenter, regneark, presentasjoner og skjemaer.

Innskjerping for sensitive data It-sjefen skynder seg å understreke at ingen sensitiv informasjon skal ut på himmelfart.

– Det skal ikke sendes noe sensitivt på e-post. Det var også en regel før, men vi er enda mer nøye nå, understreker han.

– Det gamle Lotus-systemet fra IBM var utdatert, og vi hadde problemer med å skaffe nok kompetanse til å drifte og fornye det. Vi var nødt til å gå nye veier og finne en ny e-postløsning for kommunen, sier Jakobsen.

Sparer utgifter

It-avdelingen ønsket å minske økonomisk risiko ved å slippe å investere i tunge it-systemer og tung kompetanse.

– Vi ville forenkle it-administrasjonen og de ressursene vi bruker på e-post. Før måtte vi administrere spampost, som tok mye tid. Nå slipper vi det, sier Jakobsen.

Kommunen betaler 40 euro i årlig lisens for hver bruker. I forhold til det tidligere Lotus-systemet sparer kommunen om lag 100.000 kroner i året.

– Skulle vi investert i nye løsninger, ville det blitt langt dyrere, mener it-sjefen.

Stoler på sikkerheten

– Som kommune er vi ikke skodd for 24 timers drift, men mange brukere forventer det. En god del ansatte i helsesektoren bruker systemet til alle døgnets tider. Da er det en fordel at det driftes fra et profesjonelt driftssenter, mener Jakobsen.

– Vekker det bekymring ikke å vite hvor kommunens e-post er lagret?

– Det skal ikke være lett å identifisere driftssentrene. Google har inngått en avtale kalt Safe harbour agreement. Det er retningslinjer om hvordan sensitive data skal lagres i nettskyen. Nå legger vi ikke ut sensitiv informasjon, men dette er likevel en kvalitetssikring, understreker han. Avtalen gjelder innenfor EU-regionen og er en harmonisering til et regelverk som også gjelder i USA.

Større risiko i eget hus

– Hvordan ser du på sikkerheten?

Sikkerheten er større med et datasenter og profesjonelle folk som hele tiden vedlikeholder systemet enn om vi skulle ha det i eget hus, mener it-sjefen.

– Vi har problemer med å skaffe nok kompetanse til å drifte dagens system, og problemer med fysiske datarom, med utstyr som eldes og uhensiktsmessige bygg. Risikoen for at informasjon skulle komme på avveie i skyen er liten, nærmest akademisk, mener Jakobsen.

– Hva med hacking?

– Det er atskillig mer åpent for hacking i egen organisasjon. Google har flere sperrer.

De bygger sine egne dataservere, og programmerer sitt eget operativsystem. Det gjør dem mindre sårbar for hacking og virus. Det er også et spørsmål hvor interessant det er å få tilgang til

e-post fra en norsk kommune. Vi er ikke akkurat FBI, smiler Jakobsen.

Inn i skole og oppvekst

Narvik kommune skal også innføre Googles gruppevare til hele utdanningssektoren.

– En fordel er at Google har en lisensieringspolicy som gjør at skole- og oppvekstsektoren vil få tilgang på en gratislisens. Nå får lærere, elever og alle ansatte i barnehagene tilgang til den kommunale e-postløsningen. Det er et nivå på e-post som vi ikke har hatt før, med én felles løsning, sier Jakobsen stolt.

Det store omfanget gjør at it-avdelingen er nødt til å sende flere på kurs.

– Foreløpig har vi gitt opplæring i det nye systemet til 100 personer internt i organisasjonen. Vi får litt drahjelp fra dem som bruker Gmail privat. Brukergrensesnittet er enkelt, og det er mulig for dem som har gått på kurs å lære opp folk rundt seg. Vi setter også opp en supportside der de ansatte kan få svar på enkle spørsmål, opplyser it-sjefen.

– Er elevene allerede inne på det kommunale e-postsystemet?

– Det er målet. Men vi må gjøre en ryddejobb før vi oppretter kontoer, med navn og struktur, for å sikre at eleven beholder sin konto gjennom hele skoletida.

Fri for reklame

Jacobsen peker på at det er viktig å skille mellom privat Gmail, som er gratis fordi den finansieres gjennom reklame, og den kommunale.

Når kommunen betaler lisens for hver bruker, er kontoen reklamefri. Elevdelen vil også være uten reklame, fordi den er en såkalt academic lisens.

Rett i saksarkivet

– Vi har fått et samarbeid med Google og det svenske Avalon Innovation for å lagre e-postmeldinger og vedlegg direkte inn i vårt saksbehandlingssystem Websak. Vi ser det som en fin mulighet. Løsningen er under testing og utprøving nå, opplyser Jakobsen.

– Når du åpner Gmail, dukker det opp en knapp med beskjed «lagre til websak». Gmail er tilpasset vårt utseende med vårt kommunevåpen og med våre kommunale innstillinger, forteller it-sjefen.

Smarte løsninger

Narvik kommune har også funnet en løsning for ansatte på farten.

– Vi har mange brukere som ikke nødvendigvis sitter foran en pc hele dagen. Med smarttelefon vil de kunne motta og sende e-post og dele kalenderinformasjon med andre kolleger, noe som har vært etterspurt av mange, forteller Jakobsen.

Også her er det tenkt på sikkerhet. Såkalt Kill Pill skal kunne slette alt innhold på en telefon som blir stjålet eller mistet. It-avdelingen administrerer alle kontoer og kan slette hos alle brukere, opplyser it-sjefen.

– Kan dere være en ressurs for andre kommuner som vil prøve seg i skyen?

– Det er allerede kommet henvendelser fra flere kommuner. Vi stiller gjerne opp og deler erfaringer og tanker med andre som vil se mulighetene i dette, sier it-driftssjef Per Jakobsen.