GURO KULSET MERAKERÅS

Bedre personlig effektivitet kan ­frigjøre mellom en halv og én time av arbeidstida di – hver dag, hevder Frede Jakhelln i Effecto rådgivere.

– Mange er svært opptatt av å gjøre ting rett. De burde fokusere mer på å gjøre de rette tingene, sier Jakhelln. Sammen med sine kolleger, har han gjennomført individuell oppfølging av 1500 personer, fordelt på om lag 100 bedrifter. Hans ­erfaring er at all verdens innsats og overtidsarbeid ikke hjelper for å øke effek­tiviteten dersom du ikke faktisk gjør de rette tingene.

– Dessverre fins det ingen enkel løsning på problemet med for lite effektivitet. Men langsiktig oppfølging gir resultater, hevder Jakhelln.

Personlig effektivitet

Vi vet alle hvordan det kan være. Du starter dagen med planer om å få gjort så mye, men så dukker det opp uforutsette oppgaver, langdryge møter og lassevis av e-post – og så koker litt for mye av dagen bort i kålen.

– Det er ikke til å undres over at mange opplever arbeidshverdagen på denne måten. Når vi er ferdig utdannet, har vi en faglig kompetanse. Men det betyr ikke nødvendigvis at vi har lært å jobbe på en effektiv og velorganisert måte. Det er dårlig samsvar mellom de ressursene som brukes på faglig kompetanse­utvikling i forhold til personlig effek­tivitet, sier Jakhelln. Han mener at de fleste arbeidsplasser vil ha mye å hente på å styrke de ansattes egenkompetanse på dette feltet.

Ettersøkte tidstyver

Noen av tidstyvene kan vi fange. Andre må vi lære oss å leve med.

– Ta uforutsette oppgaver som ett eksempel. De dukker alltid opp. Det du kan gjøre for å leve bedre med dem, er å kartlegge hvor stor prosentandel av dagen som gjennomsnittlig går med til å ta unna ting som dukker opp. Og så planlegge ut fra det, råder Jakhelln.

Uforutsette oppgaver kan ta mye tid, men den største tidstyven er allikevel kolleger, ifølge Jakhelln. De kommer bort til pulten din, ringer, kommer inn på kontoret, osv. De avbryter deg, og stjeler av tida di.

– Kollegene kan vi selvsagt ikke kvitte oss med. Men det er mulig å bygge en organisasjonskultur som gjør at kolleger forstyrrer hverandre minst mulig. Og vi må greie å lese kolleger og være oppmerk­somme på at noen mennesker har evnen til å få saker til å framstå som mer hastesaker enn de egentlig er. Kanskje kan det kollegaen ber om faktisk vente lenger enn det ser ut som ved første blikk, påpeker Jakhelln.

Videre nedover på lista over ettersøkte tidstyver finner vi ineffektive møter, unødig e-post, elektronisk og fysisk leting, telefoner og for dårlig planlegging. Alt dette fører til at du bruker tida på unødige oppgaver.

– Utfordringene er stort sett de samme, uavhengig av arbeidssted og posisjon, sier Jakhelln.

Disse kan du ta kontroll over

Kolleger og organisasjonskultur topper lista over tidstyver. Et stikkord her er respekt – for andres tid. Tenk deg om før du avbryter arbeidet til en kollega.

– Forskning viser at vi trenger opptil 15 minutter for å komme tilbake til konsen­trert modus etter en avbrytelse eller forstyrrelse, framholder Jakhelln.

Han mener respekten for andres tid bør spille inn også når møteinnkallinger skrives. – Vi bør ha et kritisk blikk på hvem som kalles inn. Spør deg selv hvem som trenger å delta på dette møtet og hva det vil det koste.

E-post stjeler også mye tid.

– Plinger det i pc-en din når du får e-post og møteinnkallinger? Skru av denne funksjonen! oppfordrer effektivitetsrådgiveren.

– Og slutt å tenke at du skal «sjekke e-post» stadig vekk. Du skal gjøre e-post. Mitt råd er å gjøre e-post tre ganger om dagen. Morgen, ved lunsjtid og på slutten av dagen. Sett av den tida du trenger for å ta unna e-postene skikkelig, og velg en av følgende fire G-er for hver mottatte e-post. Glem den. Gi den videre. Gjør det nå! Gjør en plan for når det skal behandles. En à jour innboks vil også spare deg tida du før brukte på å lete etter e-poster, avslutter Jakhelln.

Å sette av for lite tid til planlegging er en vanlig feil. Hvis du tar deg tid til å tenke over hva du bør gjøre og hvordan det best kan skje, før du setter i gang, vil gjennomføringen gå mye bedre.

Effektivitetsrådgiverne i Effecto har erfaring med at svært mange mangler kunnskap om riktig og hensiktsmessig bruk av planleggingsverktøyet sitt. Det gjør det vanskelig å få overblikk over arbeidsmengden.

– Og overblikk over mengden er faktisk det første du trenger. Videre må du skille mellom viktig og ikke viktig, og mellom haster og haster ikke. Nøkkelen til å lykkes er nemlig å identifisere viktige oppgaver før de begynner å haste, sier Jakhelln.

Når du skal planlegge gjennomføringen av de prioriterte oppgavene du har oversikt over, bør du operere med tre tidshorisonter: dag – denne uka – i løpet av noen måneder.

Du slipper lettest unna tidstyvene hvis du er på forskudd. Et konkret tips er å sette av litt tid i på slutten av fredagene, slik at du kan tenke gjennom neste uke. Åpne kalenderen og se hva om står oppført. Det er ofte nok til at hodet starter en prosess.

– God planlegging kan forhindre at du får det for travelt. Har du for lite tid tilgjengelig, blir det vanskeligere å skille mellom hva som er viktig og hva som er uviktig. Da er det lett å miste perspektivet og drive med uvesentligheter, påpeker Jakhellns rådgiverkollega Sigurd Liseth. Han mener at uttrykket om at man jobber best under press, er tøv.

– Du jobber best når du har momentum, altså når du jobber fort. Helst uten at det haster. For da jobber du stressfritt og godt. Stress er aldri prestasjonsfremmende, understreker han.

– Rådene vi gir er ikke vanskelige å forstå. Det som er vanskelig, er å faktisk endre inngrodde vaner. Det krever ofte en grundig prosess, framholder rådgiverne.

– Planlegg i tre tidsperspektiv: dag, uke og måneder.

– Skill arbeidsoppgaver i to hauger: viktig og ikke viktig.

– Skill viktighaugen i haster og haster ikke.

– Gjør viktige ting før det haster.

– Sett av tid til viktige ting som «aldri» haster, som etterutdanning og strategisk planlegging.

– Lær deg å bruke planleggingsverktøyet ditt.