Den papirløse kommunen er ikke lenger science fiction

– Jeg kunne ikke tenke meg å gå tilbake til papirkontoret. Da hadde jeg pensjonert meg, fastslår arkivleder Greta Bårdsen i Tingvoll kommune.

2013052907541020131214203225

I 15 år har Tingvoll vært en papirløs kommune. I 1998, da de begynte å skanne all post, var dette helt nytt i kommunenorge. Og rådmannen omtalte det papirløse kontoret som science fiction.

Det var daværende rådmann, Eirik Oterholm, som insisterte på at kommunen skulle være papirløs.

Kommunestyret ønsket å prioritere penger til jordbruk, skogbruk og skole, ikke datamaskiner. Men rådmannen fikk viljen sin. Noe de har tjent på i ettertid, ifølge Greta Bårdsen.

Sakspapirene på Ipad

I dag sitter kommunestyrerepresentantene med alle saksdokumentene på hver sin iPad og har dermed bedre tid til å forberede seg og komme med innspill. Alle andre kan finne sakspapirene til kommunestyremøtene på hjemmesiden til kommunen.

Arkivverdig post skannes og er tilgjengelig i full versjon for alle interesserte. Og digitalisert korrespondanse sendes elektronisk til mottakeren og til saksbehandleren, som selv også kan søke etter relevant korrespondanse i arkivet.

Ikke bedre i gamle dager

– Jeg husker vi brukte hele arbeidsdager på å kopiere sakspapirer til kommunestyremøtene. Ofte gikk kopimaskinen varm og stoppet opp. Da måtte vi tilkalle hjelp fra Kristiansund. I tillegg kom bilag og regnskaper. Da vi var ferdig med å kopiere, skulle alle dokumentene pakkes inn i konvolutter, frankeres og sendes i posten. Jeg har en helt annen jobb i dag enn da jeg begynte her, reflekterer Bårdsen.

Tidligere hadde også hver etat sitt eget arkiv og egne ansvarlige for disse. Søkerlister til ledige stillinger måtte kopieres opp, med opplysninger om hver enkelt søker, til alle som var interessert. Og journalistene oppsøkte kommunehuset for å få tilgang og kopier av post og dokumenter de ønsket innsyn i.

Nå er alt elektronisk, og kommunen sparer både tid, personale og penger.

Fikk oppmerksomhet

– Overgangen til den papirløse kommunen krevde mye kvelds- og helgejobbing. Men arbeidet ble verdsatt, og vi som jobbet i arkivet var ikke lenger nederst i hierarkiet, sier arkivleder Greta Bårdsen i Tingvoll kommune.

– Hver måned kom det utsendinger fra ulike kommuner, til og med fra Trondheim, som ville snakke med og lære av oss. Tingvoll var en foregangskommune, sier Bårdsen.

Vekk med tullpratet

Blant de første grepene som de arkivansatte gjennomførte, var å legge ut postlistene i fulltekst på nettet.

– Det fungerer oppdragende at korrespondanse publiseres på nettet, ikke minst for saksbehandlerne som må skrive så folk skjønner det. I begynnelsen var det litt skremmende, men nå er det blitt en vane. Vi får ikke mange klager, forteller Bårdsen.

Hun vektlegger arkivkunnskapen. Datasystemene er bare redskap.

– Vi er trygge på offentlighetsloven. Meroffentlighet er regelen.

Fremdeles er det ikke så mange kommuner som legger ut korrespondansen i fulltekst. Bårdsen tror innbyggerne blir mer interesserte i det som foregår i kommunen når det er lettere å skaffe seg oversikt.

– Når noen for eksempel har søkt om og fått et tilskudd, blir flere oppmerksomme på tilskuddsordningen.

Strenge på sikkerheten

All saksbehandling i kommunen er fullelektronisk. Alle dokumenter kommer rett inn på skjermen til saksbehandleren, som hver dag også må besvare eller krysse ut innkommende post.

Men dokumentsikkerheten er streng, og bare personer med autorisasjon får tilgang til interne dokumenter.

– Den som sender et fortrolig brev, skal være trygg på at kommunikasjonen forblir intern, sier Bårdsen.

Digitalt eiendomsregister

Det fins fremdeles gule post-it lapper på pulten til Greta Bårdsen. På veggen henger påminnelser på papir. Tingvoll har fremdeles møtebøker, mottar stadig papirpost og tar ennå noen kopier. Det historiske eiendomsregisteret fins stadig kun på papir, selv om det snart skal digitaliseres.

Ennå gjenstår å integrere fagsystemet for sykehjemmet. Søknader, vedtak og klager til sykehjemmet arkiveres på papir. Men om ikke lenge har gårsdagens science fiction blitt de arkivansattes virkelighet.

Postlister i fulltekst på internett.

Meroffentlighet – innbyggerne og politikerne har tilgang til offentlig informasjon gjennom postlister og politiske saksdokumenter.

Papirløs saksbehandling.

Papirløse politiske møter.

Demokrati og deltakelse i lokalpolitikken forebygger korrupsjon.

Tilgang til gode offentlige tjenester på nett – digitalt servicekontor.

Elektroniske søknadsskjemaer.

Interne effektiviseringsgevinster ved forenkling av arbeidsprosessene.

MEST LEST:
Bærum rådhus i Sandvika.

Bærum rådhus i Sandvika.

Bærum kommune

Ledere kan få 70.000 kroner i tillegg: Kommune belønner sjefene ekstra for innsatsen under koronakrisen

MANGE HENSYN: Mange medlemmer jobber på grensen til det forsvarlige under koronapandemien. De fortjener virkelig å bli vedsatt med noe mer enn applaus. Men vi vet jo også at kommunenes økonomi er vanskelig, sier Helene Skeibrok som er leder i Fagforbundet Innlandet.

MANGE HENSYN: Mange medlemmer jobber på grensen til det forsvarlige under koronapandemien. De fortjener virkelig å bli vedsatt med noe mer enn applaus. Men vi vet jo også at kommunenes økonomi er vanskelig, sier Helene Skeibrok som er leder i Fagforbundet Innlandet.

Birgit Dannenberg

En av tre kommuner vurderer å permittere, og kommunepolitiker ville kutte ansattes lønn med 10 prosent

KJEMPET I SMITTEN: Tolv pasienter er døde og 35 av de ansatte på Vallerhjemmet har vært koronasyke. Nå er smitten slått tilbake. Fra venstre hjelpepleier og tillitsvalgt for Fagforbundet, Elin Odinsen, sykepleier Ofelia Maranan, hjelpeplier Ellen Maursund, hjelpepleier Tone-May Karlsen.

KJEMPET I SMITTEN: Tolv pasienter er døde og 35 av de ansatte på Vallerhjemmet har vært koronasyke. Nå er smitten slått tilbake. Fra venstre hjelpepleier og tillitsvalgt for Fagforbundet, Elin Odinsen, sykepleier Ofelia Maranan, hjelpeplier Ellen Maursund, hjelpepleier Tone-May Karlsen.

Anita Arntzen

På dette sykehjemmet fikk 35 ansatte korona. Her er de tilbake på jobb

FERIEPENGER HOLDT TILBAKE: Flere bedrifter mener regjeringens lånegarantiordning ikke holder for å kunne utbetale feriepenger til de ansatte. Her fra Foten badested i Fredrikstad.

FERIEPENGER HOLDT TILBAKE: Flere bedrifter mener regjeringens lånegarantiordning ikke holder for å kunne utbetale feriepenger til de ansatte. Her fra Foten badested i Fredrikstad.

NTB Scanpix

Arbeidsgiverne kan ikke garantere at du får feriepengene dine

SAKSØKER OSLO KOMMUNE: Veireno-sjef Jonny Enger er dømt til 120 dagers fengsel for brudd på arbeidsmiljøloven. Nå saksøker han Oslo kommune.

SAKSØKER OSLO KOMMUNE: Veireno-sjef Jonny Enger er dømt til 120 dagers fengsel for brudd på arbeidsmiljøloven. Nå saksøker han Oslo kommune.

Ola Tømmerås

Veireno-sjefen Jonny Enger slår tilbake. Varsler søksmål mot Oslo kommune.

I seks år har Ann Ingrid Hauge (33) jobbet som bioingeniør på Sykehuset i Vestfold. Hun syntes det var rart at hun tjente så lite.

I seks år har Ann Ingrid Hauge (33) jobbet som bioingeniør på Sykehuset i Vestfold. Hun syntes det var rart at hun tjente så lite.

Werner Juvik

Et enkelt grep skal gi Ann Ingrid 70.000 kroner mer i årslønn

Ansvarlig redaktør:
Eva Ler Nilsen
Redaksjonssjef:
Michael Brøndbo

Nettredaktør:
Knut A. Nygaard
Utgiver:
Fagforbundet
Kontakt redaksjonen:
tips@ignore-fagbladet.no
Telefon:
23 06 40 00
Annonser:
Salgsfabrikken
Sosiale medier:
FacebookTwitter
RSS:
RSS-feed
Besøksadresse:
Keysers gate 15 (4. etasje), Oslo
Postadresse:
Postboks 7003, St. Olavs plass, 0130 Oslo
Fagbladet er medlem av Fagpressen og redigeres etter: RedaktørplakatenVær Varsom-plakatenEtiske husregler Les også: Fagbladets personvernpolicy