Den papirløse kommunen er ikke lenger science fiction

– Jeg kunne ikke tenke meg å gå tilbake til papirkontoret. Da hadde jeg pensjonert meg, fastslår arkivleder Greta Bårdsen i Tingvoll kommune.

2013052907541020131214203225

I 15 år har Tingvoll vært en papirløs kommune. I 1998, da de begynte å skanne all post, var dette helt nytt i kommunenorge. Og rådmannen omtalte det papirløse kontoret som science fiction.

Det var daværende rådmann, Eirik Oterholm, som insisterte på at kommunen skulle være papirløs.

Kommunestyret ønsket å prioritere penger til jordbruk, skogbruk og skole, ikke datamaskiner. Men rådmannen fikk viljen sin. Noe de har tjent på i ettertid, ifølge Greta Bårdsen.

Sakspapirene på Ipad

I dag sitter kommunestyrerepresentantene med alle saksdokumentene på hver sin iPad og har dermed bedre tid til å forberede seg og komme med innspill. Alle andre kan finne sakspapirene til kommunestyremøtene på hjemmesiden til kommunen.

Arkivverdig post skannes og er tilgjengelig i full versjon for alle interesserte. Og digitalisert korrespondanse sendes elektronisk til mottakeren og til saksbehandleren, som selv også kan søke etter relevant korrespondanse i arkivet.

Ikke bedre i gamle dager

– Jeg husker vi brukte hele arbeidsdager på å kopiere sakspapirer til kommunestyremøtene. Ofte gikk kopimaskinen varm og stoppet opp. Da måtte vi tilkalle hjelp fra Kristiansund. I tillegg kom bilag og regnskaper. Da vi var ferdig med å kopiere, skulle alle dokumentene pakkes inn i konvolutter, frankeres og sendes i posten. Jeg har en helt annen jobb i dag enn da jeg begynte her, reflekterer Bårdsen.

Tidligere hadde også hver etat sitt eget arkiv og egne ansvarlige for disse. Søkerlister til ledige stillinger måtte kopieres opp, med opplysninger om hver enkelt søker, til alle som var interessert. Og journalistene oppsøkte kommunehuset for å få tilgang og kopier av post og dokumenter de ønsket innsyn i.

Nå er alt elektronisk, og kommunen sparer både tid, personale og penger.

Fikk oppmerksomhet

– Overgangen til den papirløse kommunen krevde mye kvelds- og helgejobbing. Men arbeidet ble verdsatt, og vi som jobbet i arkivet var ikke lenger nederst i hierarkiet, sier arkivleder Greta Bårdsen i Tingvoll kommune.

– Hver måned kom det utsendinger fra ulike kommuner, til og med fra Trondheim, som ville snakke med og lære av oss. Tingvoll var en foregangskommune, sier Bårdsen.

Vekk med tullpratet

Blant de første grepene som de arkivansatte gjennomførte, var å legge ut postlistene i fulltekst på nettet.

– Det fungerer oppdragende at korrespondanse publiseres på nettet, ikke minst for saksbehandlerne som må skrive så folk skjønner det. I begynnelsen var det litt skremmende, men nå er det blitt en vane. Vi får ikke mange klager, forteller Bårdsen.

Hun vektlegger arkivkunnskapen. Datasystemene er bare redskap.

– Vi er trygge på offentlighetsloven. Meroffentlighet er regelen.

Fremdeles er det ikke så mange kommuner som legger ut korrespondansen i fulltekst. Bårdsen tror innbyggerne blir mer interesserte i det som foregår i kommunen når det er lettere å skaffe seg oversikt.

– Når noen for eksempel har søkt om og fått et tilskudd, blir flere oppmerksomme på tilskuddsordningen.

Strenge på sikkerheten

All saksbehandling i kommunen er fullelektronisk. Alle dokumenter kommer rett inn på skjermen til saksbehandleren, som hver dag også må besvare eller krysse ut innkommende post.

Men dokumentsikkerheten er streng, og bare personer med autorisasjon får tilgang til interne dokumenter.

– Den som sender et fortrolig brev, skal være trygg på at kommunikasjonen forblir intern, sier Bårdsen.

Digitalt eiendomsregister

Det fins fremdeles gule post-it lapper på pulten til Greta Bårdsen. På veggen henger påminnelser på papir. Tingvoll har fremdeles møtebøker, mottar stadig papirpost og tar ennå noen kopier. Det historiske eiendomsregisteret fins stadig kun på papir, selv om det snart skal digitaliseres.

Ennå gjenstår å integrere fagsystemet for sykehjemmet. Søknader, vedtak og klager til sykehjemmet arkiveres på papir. Men om ikke lenge har gårsdagens science fiction blitt de arkivansattes virkelighet.

Postlister i fulltekst på internett.

Meroffentlighet – innbyggerne og politikerne har tilgang til offentlig informasjon gjennom postlister og politiske saksdokumenter.

Papirløs saksbehandling.

Papirløse politiske møter.

Demokrati og deltakelse i lokalpolitikken forebygger korrupsjon.

Tilgang til gode offentlige tjenester på nett – digitalt servicekontor.

Elektroniske søknadsskjemaer.

Interne effektiviseringsgevinster ved forenkling av arbeidsprosessene.

MEST LEST:
RO: Kos med Pus roer når det trykker innvendig.  – Spesialisthelsetjenesten er så neddynga at de ikke klarer å møte fristene til Nav, sier Helene Spro, helsefagarbeider og mor til to døtre med spesielle behov. Hun har permisjon uten lønn for å ta vare på barnet sitt på skolen og sliter økonomisk. Spro får ikke engang søkt om pleiepenger grunnet lang ventetid i spesialisthelsetjenesten.

RO: Kos med Pus roer når det trykker innvendig. – Spesialisthelsetjenesten er så neddynga at de ikke klarer å møte fristene til Nav, sier Helene Spro, helsefagarbeider og mor til to døtre med spesielle behov. Hun har permisjon uten lønn for å ta vare på barnet sitt på skolen og sliter økonomisk. Spro får ikke engang søkt om pleiepenger grunnet lang ventetid i spesialisthelsetjenesten.

Yngvil Mortensen

Alenemor Helene (46) får ikke pleiepenger: – Faen ta dere hele gjengen!

Mannen må møte i retten for anklagene. Ifølge advokaten nekter han straffskyld for handlingene han er tiltalt for. (Illustrasjonsfoto)

Mannen må møte i retten for anklagene. Ifølge advokaten nekter han straffskyld for handlingene han er tiltalt for. (Illustrasjonsfoto)

Svein Tofteng

Barnevernsgründer tiltalt for seksuelt misbruk av sitt eget fosterbarn

BEDRE FØR: Før Eli Kristine Ekeren fikk jobb som nattevakt på sykehjemmet i 1989, hadde moren hennes den samme jobben. Den gang var tillegget en prosent av lønna, slik at tillegget økte i takt med lønnsutviklingen. Slik er det ikke nå lenger.

BEDRE FØR: Før Eli Kristine Ekeren fikk jobb som nattevakt på sykehjemmet i 1989, hadde moren hennes den samme jobben. Den gang var tillegget en prosent av lønna, slik at tillegget økte i takt med lønnsutviklingen. Slik er det ikke nå lenger.

Frøydis Falch Urbye

Jobben kan påføre Eli både kreft og depresjoner

DÅRLIG SIGNAL: – Dette er nesten litt komisk. Praktisk sett er det en tullesak. Det er også et jævlig dårlig signal å sende til sine ansatte som har jobbet i vinkel, dag, kveld, helg og natt i tre år for å få til sammenslåingen, sier Anders Fosen, leder i Fagforbundet i Asker kommune.

DÅRLIG SIGNAL: – Dette er nesten litt komisk. Praktisk sett er det en tullesak. Det er også et jævlig dårlig signal å sende til sine ansatte som har jobbet i vinkel, dag, kveld, helg og natt i tre år for å få til sammenslåingen, sier Anders Fosen, leder i Fagforbundet i Asker kommune.

Bjørn A. Grimstad

Skal lunsjpausen vare i 20 eller 30 minutter? Nå havner saken i retten

Mette Nord, Fagforbundet og Jørn Eggum, Fellesforbundet på LOs representantskapsmøte.

Mette Nord, Fagforbundet og Jørn Eggum, Fellesforbundet på LOs representantskapsmøte.

Alf Ragnar Olsen

Dette er de ni viktigste kravene til lønnsoppgjøret

FACEBOOK-ALARM: Anders Strand skal bli helsefagarbeider, og ringte 113 da han så Facebook-meldingen fra en mann med ekstremt høyt blodsukker.

FACEBOOK-ALARM: Anders Strand skal bli helsefagarbeider, og ringte 113 da han så Facebook-meldingen fra en mann med ekstremt høyt blodsukker.

Therese Alice Sanne

Helselærling reddet livet til en fremmed via Facebook

Ansvarlig redaktør:
Eva Ler Nilsen
Redaksjonssjef:
Michael Brøndbo

Nettredaktør:
Knut A. Nygaard
Utgiver:
Fagforbundet
Kontakt redaksjonen:
tips@ignore-fagbladet.no
Telefon:
23 06 40 00
Annonser:
Salgsfabrikken
Sosiale medier:
FacebookTwitter
RSS:
RSS-feed
Besøksadresse:
Keysers gate 15 (4. etasje), Oslo
Postadresse:
Postboks 7003, St. Olavs plass, 0130 Oslo
Fagbladet er medlem av Fagpressen og redigeres etter: RedaktørplakatenVær Varsom-plakatenEtiske husregler Les også: Fagbladets personvernpolicy