Øystein Windstad, Bjørn Arne Johansen og Michael Brøndbo

michael.brondbo@fagbladet.no

Koronaviruset og sykdommen covid-19 har sendt stort sett hele kontor-Norge i hjemmekontor. Det har skapt hodebry både for ansatte og sjefer. Hvor lenge vil dette vare? Kan vi vende tilbake til normalen? Hva skal i så fall denne «normalen» være?

Situasjonen er spesielt komplisert for bedrifter som har satset på stadig åpnere kontorlandskap. Mange steder sitter ansatte ikke bare i tette klynger, de har ikke engang faste plasser. I stedet må de kapre en ledig plass når de trenger den.

En slik stollek blir vanskelig når verden er rammet av det mest omfattende utbruddet av en ny, svært smittsom og dødelig virussykdom på over hundre år. Vi vet ikke alt, men vi vet noe: Folk kan spre smitte uten å vite at de er syke, og viruset smitter lett, via såkalt dråpesmitte og virusrester som blir liggende aktive i flere dager på for eksempel tastaturer, skrivebord og dørhåndtak.

{u1}

Mener regnestykket må tas på nytt

Da ringer folk til forskere som Stein Knardahl. Han er forskningsdirektør i Statens arbeidsmiljøinstitutt (Stami), og hos ham får arbeidsgivere som tror åpne kontorløsninger er billigere, kaldt vann i årene. I en studie av norske arbeidsplasser som Stami publiserte i fjor, kom det fram at ansatte som jobber i åpne eller delte kontor, er 12 prosent oftere sykmeldte enn folk som jobber i mer lukkete kontorløsninger.

Knardahl tror derfor regnestykket om det åpne kontoret må gjøres på nytt.

– Høyere sykefravær er en kostnad som ingen har tatt inn i beregningene sine før nå. Det er en kostnad som en må ta inn i både beregninger og regnskap. Det økte sykefraværet i åpne kontorløsninger kan skyldes virussmitte og virkninger av høyere krav til å konsentrere seg i kontorer med forstyrrelser. Etter covid-19 er smitte en reell, stor trussel som alle forstår, sier han.

På kort sikt har Knardahl likevel noen råd til enkeltbedrifter. Noe av det første de må gjøre, er å isolere særlige nøkkelpersoner.

{s1}

– Dess mer man omgås hverandre, jo større blir smitterisikoen. Logistikk blir utfordrende med kontorlandskap. I første omgang er en løsning å plassere de som har kritiske funksjoner på cellekontorer, sier forskningsdirektøren.

Videre anbefaler han det helt opplagte: avstand, håndvask og grundig desinfisering. Skillevegger kan være lurt. Ansiktsmasker foran skjermene kan også være aktuelt.

– Svært mange har virus uten å være klar over det, og ansiktsmasker kan gi godt vern mot å smitte andre. Bruk av ansiktsmaske kan redusere smittefare, så lenge det ikke fører til at ansatte ignorerer de andre tiltakene, sier Knardahl.

– Er åpne landskap en god idé i tiden framover?

– Jeg vil ikke si ja eller nei til åpent kontorlandskap. Men jeg mener at man på nytt må gå igjennom arkitektoniske betraktninger og reelt begynne å ta hensyn til virussmitte som problemstilling. Det er behov for å revidere mange av de regnestykkene for lønnsomhet man har.

– Både plusser og minuser

Blant arbeidsplassene som bruker åpne løsninger i dag, er DnB blant de mest framoverlente. Jannicke Skaanes, konsernhovedtillitsvalgt for Fagforbundet Finans og teknologi, jobber til daglig i bankens hovedkvarter i Bjørvika i Oslo. Selv om 4200 mennesker har sin arbeidsplass i de tre bygningene, disponerer de bare 3800 kontorplasser.

– Ingen har faste plasser. Ikke engang konsernledelsen, sier Skaanes.

Hun mener løsningen fungerer helt fint.

Ingfrid Rennemo, tillitsvalgt for Fagforbundet post og finans.

Privat

– Jeg er kjempefornøyd med det, men folk håndterer det veldig forskjellig. For det er jo situasjoner der man kommer på jobb, men så er det ikke plass til deg, og man får ikke sitte med kollegene denne dagen. Jeg har hørt om enkelte som har blitt lei seg eller irritert og gått hjem, sier Skaanes.

Noen hundre meter nordvest for DnBs høyhus treffer vi Ingfrid Rennemo. Hun er tillitsvalgt for Fagforbundet post og finans og jobber til vanlig i åpent kontorlandskap i Posten.

Rennemo har fått med seg noe av forskningen på feltet, og sier hun kjenner seg særlig igjen i de positive konklusjonene. Blant annet mener hun det er enklere å utveksle erfaringer og drøfte problemer direkte.

– Det er både plusser og minuser. Med tanke på det sosiale og kollegiale er det ti ganger bedre med åpent landskap. Ingen tvil, sier hun.

Sliter man derimot med konsentrasjonen, blir åpen løsning fort et problem.

– Det er jo ikke alle som kan bruke innestemme, for å si det sånn.

Jobber hjemme

For egen del avviser Rennemo i likhet med Skaanes at åpent kontorlandskap er mer stressende. Risikoen for smitte og økt sykefravær tror hun langt på vei løses av lavere terskel for å jobbe hjemmefra.

– Om man ikke er helt frisk, tar man heller en dag på hjemmekontor. Man jobber hjemme der man før tok en fraværsdag, sier hun.

Så lenge folk klarer å skille jobb og fritid, tror Rennemo det er en god løsning.

– Om arbeidsplassen legger til rette for å jobbe når og hvor man vil, er det genialt for den som fikser det, sier hun.

– Hva tenker du om åpne kontorlandskap etter at pandemien gjorde sitt inntog? Med tanke på smittevern er vel neppe åpne kontorlandskap helt ideelt?

– Det er nok ikke verre enn å sitte to meter unna hverandre på en kafé. Så lenge avstanden er der, vil det fungere som på alle andre plasser. Jeg klarer ikke å se at det skal være verre, sier Rennemo.

Skaanes i DnB er enig.

– Det smitter kanskje mer i åpent landskap, men man er jo sammen med andre i kantina, på møterom, vi bruker samme toalett, samme heis, trapper og dørhåndtak, og folk blir jo smittet der også, sier hun.

– En øyeåpner

Hva tenker arbeidsgiverne? Divisjonsdirektør Brita Alsos, som har ansvar for arbeidsgiverområdet i DnB, forteller at de ønsket en kulturendring da de innførte åpne kontorer i 2013.

– Næringen hadde nok tidligere blitt oppfattet som hierarkisk, med banksjefer med kontor og forværelse. I stedet ville vi ha mer åpenhet og samhandling, sier Alsos.

Hun deler Skaanes’ vurderinger av at det åpne landskapet har ført til at kolleger snakker sammen og deler info på en annen måte. Samtidig bekrefter hun også at enkelte opplever at de får dårligere produktivitet, selv om de har innført stillesoner for folk som trenger ekstra arbeidsro.

Hun sier at DNB planlegger å fortsette med dagens løsninger, men også at koronapandemien har fått mange i bedriften, inkludert de på lederplan, til å se på hjemmekontor på en ny måte.

– Det har vært en øyeåpner for mange ledere å se at det fungerer godt å lede på avstand, at det fungerer godt med de tekniske løsningene og digitale møteplassene. Det fungerer også bra med tanke på produktivitet og samhandling. Jeg tror mange har tenkt at en må være fysisk til stede for å ha oversikt og følge med, sier Alsos.

Tror på endring

Selv om flere av Fagforbundets lokale tillitsvalgte er positive til åpne kontorer, er stemningen en annen i forbundet sentralt. Her er de klart kritiske til slike kontorløsninger. Forbundet mener smitte og støy fører til mindre produksjon og høyere sykefravær, og viser til forskning fra Stami og andre kilder, som tyder på nettopp det.

– Smittevernet må tas på alvor også i yrker der en jobber på kontor. På mange av dagens kontorarbeidsplasser er det vanskelig eller umulig å kunne overholde avstandsregelen. Renhold av kontorer er dessverre også et område som ofte ikke er så høyt prioritert, gjerne satt på en minimumsløsning. Jeg tror at framtidas kontorarbeidsplasser vil se annerledes ut på grunn av frykt for pandemier, sier Trond Finstad, som leder forbundets yrkesseksjon for kontor og administrasjon.

Det åpne kontorlandskapets historie

Ideen om at åpent landskap gir mer produktive kontorister er over hundre år gammel, og rammer alt fra maskintenkning til hippie-visjoner.

The Larkin Administration building

Bjørn Arne Johansen

En av de første bygningene med åpne kontorløsninger, The Larkin Administration building, ble designet i 1904 av den amerikanske arkitekten Frank Lloyd Wright.

Wright var en forkjemper for åpne planløsninger, også i bolighus, og det nye kontorbygget i Buffalo, New York, ble kjent for mange nyvinninger. Blant annet klimaanlegg, innebygde skrivebordsmøbler, veggfestede toaletter – og et gigantisk innebygd orgel.

Arkitekt Frank Lloyd Wright.

Bygget ble omtalt som landets første ultramoderne kontorbygg. Kritikerne, på sin side, mente Wrights ideer var usiviliserte og umenneskelige.

Kontorløsningen på innsiden var preget av strengt hierarki med endeløse rekker med pulter eller benker til funksjonærene, i såkalte «bullpens», mens sjefene selvsagt hadde egne kontorer.

Tysk frislipp

Motreaksjonen til det strenge hierarkiet og de drakoniske rekkene med kontorpulter kom fra Tyskland. På femtitallet utviklet det tyske selskapet Quickborner konseptet «Bürolandschaft», eller kontorlandskap.

Buede skjermer og store potteplanter ble visuelle barrierer i fleksible rom og landskap. Innimellom alle kontormøblene ble vanlige møbler tatt i bruk for å skape «pauserom» der kaffen kunne inntas i mer uformelle omgivelser.

Siden femtitallets «Bürolandschaft» har det kommet stadig nye motreaksjoner til det forrige. Den amerikanske designeren Robert Probst utviklet på 60-tallet cellekontoret «The Cube», små, trange fengselsaktige celler i det åpne kontorlandskapet.

Sov under pulten

På nittitallet rev reklamebyrået TBWA Chiat/Day alle vegger og fjernet alle cellene på sine kontorer. Ingen ansatte skulle ha faste plasser, egne pc-er eller mobiltelefoner.

Ifølge historien endte det hele i total katastrofe. Underdekning av kontorplasser og utstyr gjorde at de ansatte kom stadig tidligere på jobb for å sikre seg en pc å jobbe på, en mobiltelefon å ringe med og en arbeidsplass for dagen, før de gjemte seg under kontorpulten for å sove noen timer til. Reklamebyrået ble kastet inn i en endeløs kamp om kontorplasser og utstyr. Det var tendenser til opprør blant de ansatte med det resultat at produktiviteten sank som en stein.

Likevel er noe av tanken tatt inn i den foreløpige nyeste løsningen på markedet, såkalt «aktivitetsbasert arbeidsplass». Her mikses åpent kontorlandskap, lukkede kontorer og «førstemann til mølla»-plasser som ikke er satt av til en bestemt person.

Plassene velges ut ifra arbeidsoppgave og skal være ryddet når du går, mens lokalene deles inn i ulike soner, eksempelvis stillesone, samarbeidssone og sosial sone, som differensieres med farger og mønster på teppene.