Før de to kommunene slås sammen, skal disse sortere 55 millioner dokumenter

INGEBORG VIGERUST RANGUL

Nede i kjelleren, omkranset av grå arkivskap, sitter en gjeng som gjør skam på alle fordommer om grå og støvete arkivarer. De ivrige arkivarene skal modernisere den nye kommunens arkiv og samtidig ta vare på historien i det gamle når Oppegård og Ski slår seg sammen til Nordre Follo kommune 1. januar 2020. Hyller med alt fra dokumenter til revysanger og faner som skal finne sin nye plass.

ELSKER GAMLE DOKUMENT: Faghjertet til Therese Holst, arkivar i Ski, gleder seg over alle papirene hun skal sortere.

Werner Juvik

5000 hyllemeter med dokument

Arbeidet startet arkivarene med allerede i fjor vår. Gamle papirbaserte arkiv, som elevmapper og byggesaker, skal pakkes ned og merkes og flyttes til fjernarkivet, bortsettingsarkivet eller et arkivdepot. Før dokumenter havner i et bortsettingsarkiv eller depot, må arkivarene gjennomgå saksområdene i forhold til gjeldene lovverk. Dokumenter som ikke er verdt å ta vare på blir sikkerhetsmakulert.

Og mye arbeid er det.

– De ulike fagavdelingene i kommunene er involvert. Skolene har allerede makulert en del. Noen tar vare på alt og gjerne dobbeltkopier. Andre har vært flinke til å makulere. De fleste dokumentene finnes innenfor byggesak, sier Grethe Brattlie, arkivar i Oppegård.

Det er ikke småtteri som skal gjøres. I dag er det til sammen rundt 5000 hyllemeter med arkiver i de to kommunene. En hyllemeter har rundt 11.000 dokumenter. Til sammen er det snakk om svimlende 55 millioner dokumenter.

SNAKKER SAMME SPRÅK: Arkivarene Therese Holst og Gunnhild Fivelstad fra Ski og Tori Widmark og Janita-Helen Haraldsvik fra Oppegård har arbeidet med å få på plass et nytt arkiv i Nordre Follo siden i fjor.

Werner Juvik

Får hjelp til ryddejobben

For innbyggerne er det viktig at kommunene i Norge har gode arkiv. Det er her pensjonistene kan komme og sjekke ansatteforhold og at de får hva de har krav på i pensjon. Det er også her innbyggerne skal kunne finne opplysninger om eiendommen sin. Og det er i arkivet innbyggerne skal klare å finne bevis hvis kommunen sviktet i å gi dem et forsvarlig tilbud innen helse, barnevern eller skole.

– Vi har kommet godt i gang. Fordelen vår er at vi er så enige om arbeidet videre, sier arkivleder i Oppegård kommune, Janita-Helen Haraldsvik.

Litt hjelp har de fått i ryddearbeidet. I Ski har kommunen hyret inn et eksternt firma som rydder, pakker ned og vurderer dokumenter. Oppegård ønsker å gjøre det samme som Ski, men starter ikke jobben før til neste år.

– Det er skrevet en veileder for kommunesammenslåing og arkivet. Her står det hva vi skal og bør gjøre, forklarer Haraldsvik.

Veilederen har en sjekkliste, og det står svart på hvitt at arkiv må prioriteres både økonomisk og tidsmessig. En setning arkivarene i de to kommunene minner politikerne på titt og ofte.

– Vi selger arkiv og arkivets rolle alle steder vi kan og særlig på politiske møter og i kommunestyrer. Vi synes det er gøy, og det smitter over på politikere og andre saksbehandlere, ler Tori Widmark, arkivar i Oppegård.

FØLER ANSVAR FOR HISTORIEN: Arkivarene fra Ski, Gunnhild Fivelstad og Therese Holst til venstre i rulleskapet skal sammen med arkivarene i Oppegård Tori Widmark og Janita-Helen Haraldsvik lage et nytt og funksjonelt arkiv for den nye kommunen Nordre Follo. Samtidig må de passe på at alle de gamle dokumentene ikke går tapt.

werner Juvik

Arkivnerder med samme språk

Arkivarene jobber nå med å se nærmere på rutinene sine og den daglige driften. De vil lære av andre kommuner som er foran dem i løypa.

– Vi trenger ikke begynne på nytt. Arkivarer er flinke til å dele. Vi er jo litt arkivnerder alle sammen og snakker samme språk, sier Haraldsvik.

Follo-kommunene har samarbeidet lenge, og det hjelper dem veldig når arkivene skal slås sammen. I tillegg beholder alle jobbene sine, og arkivarene har fått tilført ekstra ressurser til arbeidet.

– Vi har ikke sittet på hver vår tue og ventet på en sammenslåing, men alltid jobbet tett sammen. Det blir befriende å bli ett. Vi er positivt innstilt. Det er mye jobbing, men vi får større fleksibilitet og fagmiljø og bedre rutiner, sier Haraldsvik.

Den siste hvile

Kommunale arkiver er ikke lenger bare hauger med papirer. Mye har blitt elektronisk. En positiv konsekvens av sammenslåingen er at de nå får gjort noe med det de har ønsket å gjøre tidligere.

– Vi får modernisert arkivet og jobbet med målet vårt om en fullelektronisk kommune og én vei inn til kommunen for innbyggerne. Alt skal bli lettere for innbyggerne, saksbehandlerne og oss selv, sier Fivelstad.

Innsøking til skole skal bli elektronisk. Før skannet arkivarene søknadene og journalførte. Nå fører foreldrene barnet sitt inn digitalt.

– I tillegg er det slik i dag at hvis foreldrene vil søke om permisjoner, må dette skje via brev eller e-post. Målet er at foreldre skal kunne gjøre dette direkte via elevmappen, tilføyer Widmark.

Med fullelektronisk arkiv vil ikke arkivarene lenger være avhengige av de tunge og store arkivskapene som må ligge i kommunehusenes kjellere.

– Nå kan vi sitte hvor som helst. De grå arkivarene er på tur oppover i etasjene med farger på klærne, ler Widmark.

Digitale dokumenter kan gå tapt

– Den store utfordringen er de elektroniske arkivene som har vokst fram de siste 30 årene i kommunal forvaltning, sier Torleif Lind. Han er fagleder ved IKA Kongsberg, som er interkommunalt arkiv for Buskerud, Vestfold og Telemark IKS. Han har også skrevet veilederen for arkiver i kommuner som skal slå seg sammen.

Han forteller at papirarkiver har vært ganske enkle å håndtere.

– Men et elektronisk arkiv holder seg ikke i en kjeller. De første datafilene er på disketter. Det er lite sannsynlig at de kan leses i dag, og dermed må de anses for tapt, forklarer Lind.

Rettslig i Norge er et dokument en logisk avgrenset informasjonsmengde som er lagret på et medium for senere lesing, lytting, fremføring, overføring eller lignende. Dokumentbegrepet er dermed medieuavhengig.

– Det kan være foto og lydopptak, og det kan være Twitter-meldinger og meldinger på Facebook. Og det kan selvfølgelig være sms. Dette er dokumenter som oftest holdes unna arkivene, sier Lind.

Derfor er det viktig for kommunene å finne gode rutiner for å ta vare på dokumentasjonen og sørge for kompetanse i organisasjonen.

– De nye kanalene har en uformell måte å kommunisere på, og det kreves kompetanse for å vurdere arkivverdigheten.