INGEBORG RANGUL

ingeborg.rangul@fagbladet.no

På møterommet står et stort fat med tomater og agurker. Da koronaen kom, bygde en av arkivarene drivhus. Det nyter resten av kollegaene godt av på 10-møtet den dag i dag.

Rundt bordet sitter ansatte fra hele Norges land – og litt utland. Kjønnsbalanse og alder er velbalansert. I tillegg har arkivarene bakgrunn fra formannskapet, historie, informatikk, sosiologi, kriminologi og journalistikk.

– En arkivar må vite mye om juss, kjerneorganisasjonen og effektive arbeidsprosesser samtidig som vi skal bevare. Det er kjedelig hvis alle tenker likt, derfor er mangfoldet vi har her på arbeidsplassen vår styrke, sier leder på det kommunale arkivet, Dubravko Bikic.

Han har bakgrunn som kriminolog og jurist fra Kroatia.

Hegner om demokratiet

Fra vi blir født på et sykehus, er innom helsestasjonen, begynner i barnehagen og senere skolen, får vi vår egen mappe i et arkiv. Bikic forklarer at arkivene sikrer rettighetene våre i samfunnet. Roter vi bort viktige papirer eller mister dem i brann, skal de fremdeles finnes i kommunens arkiver. Dette kan dreie seg om papirer som viser hvilke vaksiner vi får som baby, om vi har fått spesialundervisningen vi har krav på som barn, hvor stor tomten vi bor på er, og mot livets slutt om vi har fått vedtak om sykehjemsplass.

Arkivene kan også dokumentere eiendomsgrenser, byggesaker, lokalt næringsliv, hva kommunen bruker pengene på, og forenings- og kulturliv.

FULL FART: Arkivleder i Porsgrunn kommune Dubravko Bikic er bare et tastetrykk unna kart. Tidligere lå de godt gjemt i arkivkassen sin.

Werner Juvik

– Et arkiv er viktig for demokratiet vårt. Uten er det vanskelig å kontrollere offentlig sektor, sier Bikic.

Han forklarer at ikke alle som jobber i det offentlige, tenker at det de jobber med skaper arkiver. I en hektisk jobbhverdag er det ikke alltid at en sykepleier som noterer tilstanden til en bruker, og så tenker at det bli skapt arkiv som vil hjelpe med videre behandlingen.

– Derfor må vi være flinke til å selge inn arkivfaget. Vi prøver å formidle at rapporter og utviklingssamtaler er arkiv. Det oppfattes som krevende med system som krever dato og tittel slik at det lett kan gjenfinnes i ettertid.

Arkiv på mange plattformer

Bikic startet i jobben for 20 år siden, og har vært med på en rivende utvikling. Han synes det er morsomt å se hvordan tiden forandrer seg. Skrivemaskin uten rettetast og tynne kopier er erstattet av et enkelt tastetrykk.

– Den gangen var arkivet et sted, gjerne i kjelleren. Det var papirbasert og ikke elektronisk. Arkiv er langt fra støvete bokser, nå kan vi klikke oss inn på kart eller finne tegninger på bygg.

{s1}

I dag er kommunale arkiv på mange plattformer: Alt fra saksdokumenter i papirformat til innholdet i databaser, nettsider, sosiale medier, filområder, e-postregistre, SMS og nettskyer. Systemet utvikles like raskt som resten av samfunnet. Derfor er Bikic takknemlig både for ansatte som kan snakke it-språket og som kan bevare det historiske på en korrekt måte.

GIR SEG IKKE: Heidi Bjørvik Johansen har bakgrunn som historiker og er nærmest en detektiv når hun leter etter gamle dokument i arkivet.

Werner Juvik

– Arkiv er kilde til kunnskap. Vi kan gå tilbake og kikke på temperaturer gjennom 150 år, eller i framtida vil forskere kunne gå inn og se hvordan staten fungerte under pandemien.

I dag jobber arkivet i Porsgrunn i retning av at alt skal digitaliseres. Men dette koster en del og en del er likevel greit å ha på papir.

– Byggesak er digitalisert, men innenfor helse er digitalisering mer komplekst, fordi mye er personsensitivt.

Detektiver på dokumentjakt

På arkivet i Porsgrunn har de to magasiner med gamle formannskapspermer, kart og tegninger og gamle skolepapir.

Lite av eldre arkivmateriale i kommunale arkiver er digitalisert. Å lete fram og sette sammen opplysninger om en person er en tidkrevende prosess. Man må lete i flere ulike arkiver.

Dette fikk Marry Wenche Bjørndalen erfare da en forfatter lurte på om Ole Høiland hadde gjort innbrudd i Brevik kirke.

Werner Juvik

– Jeg fant gamle kirkepapir, men gotisk skrift er ikke min styrke. Jeg håper hun fikk de riktige dokumentene.

Heidi Bjørvik Johansen har bakgrunn som historiker og er også en kløpper på arkivbokser. Hun brukte over en time i arkivboksene for å finne ut om Eidanger hadde kommunevåpen eller ikke.

– Vi er nærmest detektiver, og det er en god følelse å finne igjen det jeg leter etter.

Lovverket er ikke alltid tilpasset digitale arkiv. Derfor mener arkivarene i Porsgrunn at det er viktig at de kommer inn så tidlig som mulig i anskaffelsesprosjekter eller omorganisering i organisasjon.

– Vi er innblandet i så mye forskjellig. Alle sektorer. Det er litt stressende når arkiv tenkes på til slutt. Vi må inn så tidlig som mulig, sier Justin Henry Ebert.