Ikke gå i møtefellene: Her er ti tips til gode møter

Bjørn A. Grimstad

tips@fagbladet.no

Møteforsker Henning Bang mener altfor mye arbeidstid kastes bort på dårlige møter.

Bang har doktorgrad i møteledelse, holder kurs om møter og forsker på møter.

Bangs forskning viser at ansatte opplever at 40 prosent av tiden de tilbringer i møter, er bortkastet.

Undersøkelsen er gjennomført blant ledere i privat og statlig sektor, men mye tyder på at andelen er lik blant alle typer ansatte.

– Internasjonale studier viser at dette tallet ligger på mellom 30 og 50 prosent, sier Bang.

Han mener ansvaret ligger både på møteleder og møtedeltager.

– Mye tyder på at vi går mer og mer i møter. Det forunderlige er at vi ikke blir bedre på å holde møter. For mange er møtetid i stor grad bortkastet tid, sier Bang.

(Artikkelen fortsetter under bildet)

Henning Bang, førsteamanuensis ved psykologisk institutt ved Universitetet i Oslo, forsker på møter og teamarbeid. Han mener både møteleder og deltagerne bør bli flinkere til å bidra til gode møter.

Bjørn A. Grimstad

Nordmenn bruker lengst tid

Viktoria Stray er førsteamanuensis ved Institutt for informatikk ved Universitetet i Oslo og forsker ved SINTEF. Hun har gjennom flere forskningsprosjekter observert en rekke møter i Norge, Kina, Malaysia, Polen og Storbritannia. Da la hun merke til en spesiell tendens ved de norske møtene:

– Møtene i de norske bedriftene varte ofte langt utover tiden som var avsatt. Flere møter som skulle vare et kvarter, varte i tre kvarter. De utenlandske teamene jeg observerte var mye flinkere til å holde seg innenfor tidsrammen, sier Stray.

(Artikkelen fortsetter under bildet)

Viktoria Stray er førsteamanuensis ved Institutt for informatikk ved Universitetet i Oslo og forsker ved SINTEF.

Bjørn A. Grimstad

– Alle må stå på stand-up-møter

For å unngå tidsfella, anbefaler Stray å sette strenge rammer for møtet: heller tre kvarter enn en time. Hun har forsket spesielt på de korte statusmøtene, som også kalles «stand-up-møter». De varer mindre enn et kvarter og egner seg til å informere hverandre og løse mindre problemer.

– Hvis alle møtedeltagere står varer møtene mye kortere. Men jeg har observert mange møter hvor alle bortsatt fra møteleder sto. De kunne vare tre ganger så lenge som planlagt og deltagerne ble veldig slitne og litt frustrerte, sier hun.

Her er ti tips til bedre møter fra de to møteforskerne:

1. Legg møtene før eller etter lunsj

Legger man møtene på morgenen, går man glipp av mye verdifull arbeidstid, advarer Stray.

– Hvis man kommer på jobb halv ni og har et møte klokka ni, kommer man ikke ordentlig i gang med jobben. Man sjekker noen e-poster og venter på dette møtet. Etter møtet tar det et kvarter å komme tilbake til full konsentrasjon igjen, sier hun.

Hun anbefaler derfor å legge møtene til rett før eller rett etter lunsj, som uansett er et brudd i arbeidsdagen.

2. Avklar hva møtet dreier seg om

Er det et informasjons-, beslutnings- eller drøftingsmøte? Å vite hva man skal produsere i løpet av møtet og hva som skal bli resultatet er essensielt. Det bør være en del av møteinnkallingen, men viktigere er det å si det. – Alt for ofte er det ikke tydelig hva møtet dreier seg om. Som møteleder skal man si dette tydelig i begynnelsen av møtet, sier forsker Henning Bang.

Hans forskning viser at jo tydeligere møteleder er på hva møtet dreier seg om, desto lettere er det å holde seg til saken og ende opp med et bra møte.

3. Begynn møtet med stillhet

Mange har det travelt og rekker ikke å lese seg opp før møtet. Da halvveis bløffer man seg gjennom det, med de dårlige samtalene det medfører. Derfor foreslår Viktoria Stray:

– Begynn møtet med fem minutter stillhet. Da kan alle lese seg opp på det viktigste, og man er sikker på at alle diskuterer det samme, sier hun.

Hvis man skal diskutere noe, for eksempel hvordan man kan jobbe bedre sammen, bruk de fem tause minuttene på at hver og en skriver ned tre punkter på gule lapper, foreslår hun.

4. Hold dere til bestillingen

Møteforsker Henning Bang har observert mange møter i både privat og offentlig sektor. Stadig vekk erfarer han at digresjoner kveler effektiviteten.

– Mange har en tendens til å begynne å skli ut og diskutere noe som kanskje er mer spennende og energirikt. Når folk får en assosiasjon, bør de i større grad stille seg dette spørsmålet: «bidrar mitt innlegg til dette møtet»? sier Bang.

Han anbefaler møteleder å overvåke og parkere upassende diskusjoner. Også møtedeltagere har et ansvar for å si ifra.

– Hold dere til saken dere har blitt enige om å diskutere. Om noen sporer av, si høflig ifra om at det er et spennende tema, men anbefal å ta det videre i lunsjen eller i et annet møte, sier Bang.

5. Alle bør si noe

I Google har man funnet ut at gode team er der hvor alle snakker like mye over tid. Måter man kan få til dette på er å bruke fem minutter i begynnelsen av møtet på en såkalt «check-in-øvelse».

– Hvis man bruker fem minutter i begynnelsen av møtet på at alle svarer på et spørsmål, er sjansen stor for at de sier noe også senere i møtet, sier Viktoria Stray.

Hun anbefaler et lett og konsist spørsmål, slik som: Hva var det morsomste du gjorde i går? Hvis man ser at noen ikke tar ordet, kan man prøve å inkludere dem ved å for eksempel å spørre om deres mening.

6. Si ifra!

– Hvis det er uklart hva møtet skal handle om, hvis diskusjonen sporer av, eller hvis det mangler en oppsummering, så si ifra!

Det er forsker Henning Bangs klare oppfordring til alle møtedeltagere. Han mener alt for mange er redd for å være den eneste som ikke forstår møtets innhold, men mener de fleste vil oppleve et lettelsens sukk når noen stiller de innlysende spørsmålene.

– Altfor mange lar være å løfte opp hånden. De velger heller å hviske noen ord til sidemannen og lide seg gjennom møtet. Man bør si «før vi går videre – det er mulig jeg ikke fulgte med, men hva skal møtet dreie seg om», oppfordrer Henning Bang.

7. Begrens antall møtedeltagere

Viktoria Strays forskning viser at de færreste synes møter med over syv deltagere er produktive.

– Det er helt tydelig at de beste møtene har så få som mulig deltagere. Helst bør man være mellom tre og fem personer.

Også amerikansk forskning støtter Strays funn, hvor mellom fire og seks møtedeltagere er anslått som det beste antallet møtedeltagere om man skal ta beslutninger.

8. Vær nysgjerrig selv om du er uenig

Hvordan skal man diskutere en sak om det er veldig ulike synspunkter i gruppa? Møteforsker Henning Bang skiller mellom tre klassiske samtaletyper, hvor en er mer riktig enn de andre. En av de han mener er feil metode, er seriemonologer, hvor alle etter tur melder hva de mener.

– Da oppstår det ingen meningsbrytning, noe som er vesentlig om man skal belyse et tema ordentlig, sier Bang.

Den andre diskusjonstypen er debatten, kjent fra det politiske meningsskiftet. Deltagerne lytter, men kun for å finne argumenter mot den andres synspunkt. Det er ikke den beste måten å komme fram til et felles standpunkt, mener Bang. Det fører til den tredje diskusjonsformen, nemlig dialog.

– I en dialog kombinerer man det å fortelle hva en selv mener, med en nysgjerrig utforsking av hva den andre mener. Det er viktig å prøve å skjønne hva den andre mener, sier Bang.

9. Sjefen må ikke alltid være møteleder

Sjef for avdelingen eller teamleder må ikke alltid være møteleder. Viktoria Stray har i sin forskning tegnet dialogkart over hvem som snakker sammen i møtene. Hvis teamleder er møteleder, fører det til en rapportering til lederen fra hver enkelt møtedeltager. Hvis man derimot overlater møteansvaret til en annen person i teamet, gjerne som en roterende ordning, er resultatene tydelige: Møtedeltagerne snakker like mye med hverandre som med møteleder.

10. Oppsummer hva dere har blitt enige om

Mange møter lider av manglende oppsummering, mener Henning Bang. En oppsummering bør inneholde hva man har diskutert, hva man har blitt enig om og hva man ikke har blitt enig om.

Ikke alle synes litt småprat i møtene er en uting

ULIKT SYN: Alle jobber i Utviklings- og kompetanseetaten i Oslo kommune, men har ulikt forhold til møter. Mens Svein Christian Lunde (t.v.), Katrine Eide mener møter kan vare litt for lenge, håper Ida Hansen og Geir Uno Braaten på litt koseprat. – Vi sitter på telefonen hele dagen, og trenger et avbrekk, sier Braaten.

Bjørn A. Grimstad

For å få et innblikk i hva folk synes om møter, dro Fagbladet til Utviklings- og kompetanseetaten i Oslo kommune.

Her forvaltes blant annet økonomisystem, IT-system og fakturasentral. Det medfører en del møter. Ikke sjeldent varer de lengre enn det strengt tatt burde.

– Et dårlig møte er hvis man kan gå gjennom alle punktene på 20 minutter, men så sklir det ut og vi bruker en time, sier Svein Christian Lunde, som jobber som regnskapscontroller.

Er glad i møter

Jobben i fakturasentralen i Oslo kommune medfører både planlagte og uplanlagte møter. På den andre siden av veggen i tiende etasje på Helsfyr sitter Katrine Eide, som er fakturabehandler.

– Jeg liker møter. Det er mer effektivt enn å løpe rundt til kolleger eller sende eposter. Man får jo alle samlet på ett sted, sier Katrine Eide.

Savner stående statusoppdateringer

Også hun lar seg irritere over at møter flyter ut.

– Jeg er fornøyd når vi produserer noe på møtet. Men når man egentlig holder på med andre ting og har dårlig tid, hadde det vært best om alle har holdt seg til saken, sier hun.

I flere år hadde avdelingen ukentlige korte, stående møter hver tirsdag etter lunsj. Det var en del av en såkalt Lean-metodikk. Men de forsvant i en omorganisering nylig. Siden har de vært sårt savnet.

– Det var opp av stolene for å møtes. Hvis ingen hadde noe å si, gikk vi tilbake til jobb. De gangene noen hadde noe vettugt å si, var det veldig nyttig. De møtene varte aldri mer enn et kvarter, sier Lunde.

Trenger en pause

Ikke alle synes litt småprat i møtene er en uting. Noen meter ned i gangen på Helsfyr møter vi dem som behandler alle henvendelser fra kommunens borgere.

– Vi sitter mest i telefonen. Med en gang vi legger på, så kommer det en ny telefon. Så for oss er det veldig bra med møter, uansett, sier kundebehandler Geir Uno Braaten.

Vil fortelle fra hjertet

Krav om stadig mer effektivitet har gjort at de har måttet kutte ned på antall møter. Det synes kollega Ida Hansen er synd.

– Det hadde vært greit å ha morgenmøter. Uten er det veldig mange kanaler man må følge med på for å få den informasjonen vi trenger, sier hun og legger ut om hva hun synes er et bra møte:

– Når det er god dialog ansatte imellom og med møteleder. Man bør kunne si det man har på hjertet.

Gikk bort fra trend-møter

Også i denne avdelingen har de testet ut korte, ukentlige statusmøter, stående med post-it-lapper på en vegg. Men de fant ut at det ikke passer alle og kuttet det ut for et par år siden.

– Denne typen møter var en trend-greie som kommunen skulle ha. Vi gikk tom for problemer å ta opp og har gått bort fra det. Nå bruker vi excel-ark, sier Geir Uno Braaten.