Her tar kunstig intelligens knekken på stoppeklokkeomsorgen

KATHRINE GEARD

kathrine.geard@fagbladet.no

Jorun Jensen støtter iPaden mot bilrattet og klikker fram arbeidslista si. Sykepleieren ser straks at hun skal innom åtte brukere denne novemberkvelden. Hos førstemann Ola er oppgavene enkle: Bytte flexbleie, og hjelpe ham opp av senga og over i en stol. Det er beregnet elleve minutters kjøretid og et tidsvindu på et kvarter til selve oppdraget. Vanligvis er det nok tid, og rom for en liten prat, før hun setter kursen for neste bruker. Kari skal ha kveldsmedisin. Dessuten skal morgenmedisinen legges i et eggeglass på kjøkkenet.

– Jeg er veldig fornøyd. Vi ser hva vi skal gjøre, og navn, adresse og telefonnummer til dem vi har på lista dukker opp med en gang jeg åpner planleggeren, sier Jensen.

I RUTE: Jorun Jensen er glad for at kjøretida er inkludert i arbeidsruta

Kathrine Geard

Ett års erfaring

Det er ett år siden Midt-Telemark kommune tok i bruk systemet Visma Flyt Ruteplanlegger for å organisere kommunens hjemmetjeneste. Ifølge reklamen finner dette elektroniske verktøyet de beste kjørerutene for ansatte i hjemmetjenesten gjennom bruk av kunstig intelligens og definerte kriterier. Det skal sikre en tjeneste der helsearbeiderne får mer tid hos brukerne i en hektisk hverdag med økende arbeidsmengde.

{s1}

I denne nylig sammenslåtte landkommunen er hjemmetjenesten delt i to avdelinger, Bø og Gvarv, som har ansvar for hver sin sone og til sammen 400 brukere. Fagbladet dro til Bø for å høre om ansattes erfaringer stemmer med beskrivelsen av teknologien. Tidligere ble arbeidslistene laget manuelt på iPad av superbrukere. De hadde en tidkrevende og vrien jobb for å få kabalen til å gå opp. Og ofte gjorde den ikke det. Diskusjon, frustrasjon og bytting av pasienter hørte til hverdagen på rapportmøtene.

– Det kunne stå tre brukere på morgenstell klokka 09, og det sier seg selv at du kan ikke være tre steder på en gang. Eller så fikk kanskje en assistent en liste med to pasienter som skulle ha insulin. Da måtte assistenten bytte bort de to pasientene hver morgen til en helsefagarbeider eller sykepleier, fordi assistenten ikke kan gi medisin. Og det var ikke alltid så lett å få til i en travel hverdag med lister som var fulle nok fra før, forklarer avdelingsleder Monica Øygarden Halvorsen.

SUPERBRUKER: Hver dag oppdateres informasjonen Ruteplanleggeren bygger på, sier avdelingsleder Monica Øygarden Halvorsen.

Kathrine Geard

Rett kompetanse viktig

På en vanlig vakt skal gjerne en ansatt innom 10–15 brukere, men variasjonen er stor. Med ruteplanleggeren har fokuset flyttet seg fra antall pasienter til oppgavene som skal utføres og tida det tar. Jorun kan ha fem brukere som hver og en tar mye tid. En kollega kan ha 15 fordi oppgavene er raskere og enklere.

 ­ ­– Vi kan komme likt inn til lunsj selv om det er stor forskjell på hvor mange den enkelte har vært innom, sier helsefagarbeider og tillitsvalgt for Fagforbundet, Pål Haugland, og beskriver kort hva ruteplanleggeren gjør bedre enn før.

– Den planlegger tida det tar å kjøre dit du skal, hvor lenge oppdraget vil vare og at rett kompetanse er hos brukeren.

På gamlemåten var ikke kjøringen lagt inn. En annen fordel er at ruteplanleggeren setter opp ruter ut fra de ansattes kompetanse.

– Det betyr at vi får rett kompetanse hos rett pasient. Nå sitter vi ikke lenger og fordeler insulinbrukere eller sårstell 7.30 om morgenen, for nå er det bare helsefagarbeidere eller sykepleiere som får de oppdragene. Alt er blitt mye enklere, både for meg som leder, og for de ansatte, mener Halvorsen.

FORUTSIGBART: Helsefagarbeider og tillitsvalgt for Fagforbundet, Pål Haugland, og avdelingsleder Monica Øygarden Halvorsen er fornøyde med systemet.

Kathrine Geard

Bestemmer kriteriene

Arbeidslistene lages ut fra kriteriene de har lagt inn i systemet. Tidsvinduet som oppdraget skal utføres i, er noe av det viktigste. Da kan det stå at morgenstellet hos Peder skal skje mellom åtte og ni og ta 20 minutter. Det betyr at de skal ha kommet og blitt ferdig i løpet av tidsvinduet.

{s2}

– Det er kjempeviktig å ha et reelt tidsvindu som ikke er altfor stort, men heller ikke for knapt. Vi kan ikke ha fra 8-8.20, for da måtte jo stellet starte 8 hver dag for å bli ferdig i løpet av vinduet.

Ellers er oppgaveteksten kjempevesentlig, for der får de inn med teskje akkurat hva de skal inn og gjøre hos den enkelte. «Hjelp med morgenstell, følge på do, tilrettelegge frokost, husk å gi medisin og øyedråper».

Det er satt av 90 minutter hver dag til oppdatering av informasjonen som arbeidslistene bygger på. Hvis Haugland erfarer at det er satt av for snau tid til en bruker på ruta si, eller at morgenstellet må justeres, så skriver han inn ønsket endring på brukernavnet i det de kaller iPad-boka. Så gjør en av superbrukerne forandringen i arbeidslista.

– Det er veldig gevinst. Vi har ikke lenger de derre gule huskelappene liggende på vaktrommet om at Ola skal ha morgenstell da og da, og så må vi skvise det inn på listene. Vi legger det inn i systemet med en gang vi får beskjed, sier Halvorsen.

Kathrine Geard

Bedre kontinuitet

I gruppa superbrukere er både ledere, assistenter, helsefagarbeidere og sykepleiere.

– Er det superbrukerne som bestemmer hvem som skal ha de ulike rutene?

– Nei, det gjør systemet. Når vi legger inn at en bruker skal ha slik og sånn stell, så huker vi også av på kompetansen som trengs, sier avdelingslederen.

Sykepleier er kode 4, hjelpepleier er kode 3. Slik er det bare sykepleiere som får kompetanseoppdrag 4.

– Systemet velger det også ut fra kontinuitet. Hvis jeg hadde en bruker og et oppdrag i går, så blir jeg foretrukket i dag også, opplyser Haugland.

Kontinuitet, og et mål om at brukerne skal slippe få veldig mange forskjellige ansatte hjem til seg, var en av hovedgrunnene til at de ville prøve dette. Med 220 brukere og 70 ansatte sier det seg selv at mange vil være innom brukerne, men nå er besøkskontinuitet en viktig innstilling i ruteplanleggeren.

– Så systemet skal prioritere Pål til Peder i stedet for en som bare jobber hver tredje helg, for eksempel, sier Halvorsen.

KOMPETANSELØFT: Helge Vreim (79) og de andre beboerne i omsorgsboligene får oftere besøk av sjukepleiere som Jorun Jensen etter at de tok i bruk ruteplanleggeren.

Kathrine Geard

Bedre kvalitet

Samtidig kommer det også an på hvem man er på vakt sammen med. Er det mest assistenter, må nødvendigvis mange kompetansekrevende oppdrag falle på sykepleier eller helsefagarbeider. Avdelingen i Bø har mange assistenter og hadde ikke klart seg uten, innrømmer avdelingslederen. Men i en optimal verden hadde de selvsagt ønsket seg bare ansatte med fagkompetanse på alle vakter. Samtidig har ruteplanleggeren hatt en gunstig virkning på tjenestekvaliteten. I etasjen over basen i Bø er det omsorgsboliger. Før var en ansatt fast stasjonert der på dag og kveld, uansett hvor mange oppdrag de hadde ute i bygda. Etter at ruteplanleggeren ble tatt i bruk, er det ikke lenger én ansatt som har ansvar for disse beboerne. Nå kan alle være innom, det kommer an på oppdraget.

– Vi merker godt at kvaliteten på kompetansen i boligene har økt betraktelig. Nå gjør både sykepleiere, hjelpepleiere og assistenter oppdrag der. Ikke «bare» assistenter, som det gjerne var før, eller hjelpepleiere. For det var jo aldri sånn at vi kunne ha en sykepleier som skulle gå hele dagen der, sier Halvorsen.

– Det samme gjelder hele bygda. Folk får jevnt og trutt en med høy fagkompetanse på besøk.

SE VIDEO MED JORUN JENSEN HER:

Fordel for tillitsvalgte

Haugland trekker fram kontinuitet som en viktig gevinst for ham som ansatt.

– Det at du er ofte hos samme person, er bra. Samtidig er det lettvint for meg som tillitsvalgt som er på møter innimellom. Da bare legges det inne i planleggeren. Jeg trenger ikke si fra på morgenmøtet at noen må ta resten av lista mi for nå skal jeg på møte. Det er det allerede planlagt for.

Det samme gjelder om det kommer en ny bruker som trenger mye stell og kanskje spiser to, tre timer av arbeidsdagen til en pleier.

– Nå finner ruteplanleggeren rom for det uten at vi trenger tenke på hvor tidsvinduet skal plasseres.

– Stemmer det at dere får bedre tid med pasientene?

– Ja, jeg føler at det er mindre stress og bedre tid. Alt er bedre planlagt rett og slett. I stedet for at du skal skvise inn en pasient som du egentlig ikke har tid til. Så har ruteplanleggeren planlagt for alle de du har på lista.

Beste rute

Selv om hele vakta er tidsberegnet, har de ikke følelsen av å drive med «stoppeklokkepleie». Enkelte dager med ekstraoppgaver kan det nok kjennes litt sånn. Men tidsvinduene gjør at de føler at de har mer rom enn når tre morgenstell sto oppført klokka ni.

– Jeg har fem, ti minutter til å prate litt med nesten alle, sier Haugland.

– Hva med selve kjøringa, får dere den beste ruta? 

– Systemet skal ta den raskeste, korteste og mest hensiktsmessige veien i forhold til resten av lista. Vi må være så ærlige å si at vi kan være litt uenige av og til, men så vet jo vi om noen stikkveier som kanskje ikke tegna inn på kartet, så det kan nok være at vi tar noen snarveier, sier Halvorsen.

STORT OMRÅDE: Hjemmetjenesten i Bø betjener både tettstedet og omkringliggende landområder.

Kathrine Geard

De kan kjøre relativt store avstander. Oppover mot Seljord er det et par mil og det samme i retning Notodden og Lunde. Det er smart med ruter som ikke går fra en ytterkant til den andre. Men det kan likevel skje når det er oppdrag i hver ende som bare sykepleieren som har kveldsvakt kan ta.

– Men når det skjer, så har planleggeren planlagt for det. Så du har tid til det, påpeker Haugland.

Men enkelte ting får heller ikke Ruteplanleggeren tatt høyde for. Trygghetsalarmer, for eksempel.

– Alt som skjer akutt – det er ikke i systemet. Men når dagen er planlagt så godt som den er, så har du liksom litt rom for det uventet også, synes Haugland.

 Bidratt til utvikling

I starten var det noen innkjøringsproblemer. Men feil de selv gjorde, ble luket ut, og selve systemet er også utviklet til det bedre underveis. Halvorsen sier leverandøren har vært god til å lytte og gjøre endringer etter innspill fra dem. Et eksempel er at de fikk inn merking av fysisk tunge oppdrag. Et annet er merking av ektepar, slik at én ansatt får begge på sin rute. Før kunne ofte en reise til herr og en annen til fru.

– Vi har også fått inn at der hvor det skal være to ansatte så kan de se hvem de skal ta morgenstellet sammen med.

En annen praktisk funksjon er at de kan gå inn på hverandres arbeidslister. Utførte oppdrag skal krysses av underveis. Dermed kan de se hvor langt den enkelte har kommet på ruta si.

– Har jeg god tid, kan jeg ta en pasient eller to fra en kollegas runde, sier Haugland.

Rapportene med alle opplysninger om pasientene man trenger ligger på iPadene til enhver tid. Dermed trenger de ikke forklare den som overtar hva som skal gjøres. Det er bare å hente fram brukeren med oppdragsteksten. 

Det er en kjempefordel, mener avdelingslederen.

– Vi har en veldig fin greie her på avdelingen. Ingen reiser inn til pause før vi har ringt alle for å spørre åssen det går. Så hjelper vi til der det trengs. Livet skjer, du vet aldri hva som møter deg når du går inn døra hos en pasient. Da er det viktig at vi ringer til hverandre.

ENKLERE HVERDAG: – Det ble et voldsomt puslespill før vi kom oss ut døra. Det unngår vi med Ruteplanleggeren, sier Jorun Jensen

Kathrine Geard

Forutsigbart og godt

Halvorsen opplever at medarbeiderne er veldig fornøyd med Ruteplanleggeren. De har ikke hatt noen ordentlig evaluering ennå, men hun anbefaler gjerne andre kommuner å ta det i bruk.

– Hadde du spurt meg første måneden, hadde jeg vært litt sånn «hva har vi begitt oss ut på» Men nå etter ett år føler jeg meg veldig trygg på systemet.

Skussmålet det får fra sykepleier Jensen mens vi ruller rundt i Bø er det iallfall ikke noe å si på.

Hun er veldig fornøyd med at ruteplanleggeren tar hensyn til kjøretida. Det gir mindre stress og bedre tid til pasientene, mener hun. Samtidig er det godt å slippe all byttingen på grunn av kompetansemangler. 

– Det ble et voldsomt puslespill før vi kom oss ut døra. Det unngår vi med Ruteplanleggeren. Alt er lagt inn med kompetansenivå, og listene er oppdaterte. Det er forutsigbart og godt, og gjør rapportene tidseffektive. Det første jeg gjør når jeg kommer på jobb er å åpne og se ruta mi.