Plan– og bygningsetaten i Oslo vant Klarspråkprisen 2017 for kommuner og fylkeskommuner

HANNA SKOTHEIM

– Brukerne er mer fornøyd med vårt plan- og byggespråk. Likevel er det slik at tekster og tjenester fortsatt skal utvikles, og ansatte vil fortsatt ha hjelp, veiledning og opplæring. Språk er for viktig til at vi kan la være å bry oss. Derfor blir språk nå en fast satsing hos Plan– og bygningsetaten i Oslo.

Det sier Trude Isaksen, kommunikasjonsdirektør i Plan- og bygningsetaten. De var en av fire som fikk utdelt Klarspråkprisen 2017 i mars. Hensikten med prisen er at det skal renskes opp i det offentlige språket.

«Vinneren forstår hvordan de skal skape tillit og minke avstanden til brukerne. De har også arbeidet bevisst med tonen i kommunikasjonen med brukerne. Det har ført til færre brukerhenvendelser, og at hendelsene som kommer, er positive», heter det i begrunnelsen for hvorfor Plan- og bygningsetaten vant Klarspråkprisen for kommuner og fylkeskommuner.

Kommunebyråkrat: – Vi er redd for å skrive for enkelt, noen kunne tro vi er dumme

– Viktig for demokratiet

Plan– og bygningsetaten var klar over at fagspråket de brukte var komplisert og satt i gang et språkprosjekt i 2014.

Trude Isaksen, kommunikasjonsdirektør i Plan- og bygningsetaten.

Plan- og bygningsetaten/ Rolf Sandnes

– Flere ringte kundesenteret vårt og ba om hjelp til å forstå brevene vi hadde sendt. Det ble tydelig for oss at vi måtte forbedre kommunikasjonen vår, sier Isaksen.

I de fire årene prosjektperioden har pågått, har alle ansatte gått på språkkurs.

– Det er viktig for demokratiet at folk forstår det vi skriver fordi det gir dem muligheten til å medvirke og engasjere seg i plan- og byggesaker. Vi kan ikke gjemme oss bak et tungt fagspråk og et komplisert regelverk, sier Isaksen.

Sløyfer passive setninger

For å gjøre det enklere for brukerne har Plan– og bygningsetaten for eksempel laget fortellende hovedoverskrifter. Da vil brukeren enklere forstå hva dokumenter gjelder ved første øyekast:

Gammel versjon: «Varsel om pålegg om retting og varsel om tvangsmulkt»

Ny versjon: «Vi har oppdaget et ulovlig forhold på eiendommen din.»

Etaten har også blitt forsiktige med å bruke passive setninger fordi det kan gjøre det vanskelig for brukeren å forstå hvem som har ansvaret for å utføre en oppgave. De er også blitt bevisste på å samle lovhenvisninger og paragrafer i et eget avsnitt mot slutten av brevet:

Gammel versjon: «I henhold til pbl. § 32-2 varsles det om at kommunen vurderer å gi pålegg om retting/tilbakeføring av ulovlig utført tiltak i medhold av pbl. § 32-3 første ledd.»

Ny versjon: «Dette er et varsel om at vi vurderer å pålegge deg om å rette opp det ulovlige forholdet.»

– Her er det ikke tvil om hvem som har ansvar for å rette opp ulovligheten, understreker Isaksen.

Forstår hva som formidles

Etter at Plan– og bygningsetaten ble mer bevisst på eget språk og forenklet det, har brukerne gitt tilbakemelding om at tonen i tekstene fra etaten er blitt vennligere. De forstår også bedre hva som formidles.

– Folk spør ikke lenger kundesenteret vårt om hva som egentlig stod i brevet. I stedet kommer de til oss med andre spørsmål de trenger veiledning på, sier Isaksen.

Hun mener språkforenklingene er langt bedre bruk av tiden til både brukere og saksbehandlere.

– Imponert over resultatene

De andre vinnerne av Klarspråkprisen 2017 var Utdanningsdirektoratet, Helse– og Omsorgsdepartementet og privatpersonen Bjørn Stavenes i Mattilsynet.

– Nivået på kandidatene har aldri vært høyere enn i år. Jeg er imponert over resultatene og det store engasjementet, sier juryleder Cathrine Krøger.

Hun er blant annet imponert over hva Plan– og bygningsetaten har gjort for å renske opp i det byråkratiske tåkepratet.

– Det er nesten blitt en vits hvor vanskelig det er å skjønne dokumentene til Plan– og bygningsetaten, sier hun og refererer til NRK-serien «Etaten».

– Plan– og bygningsetaten er blitt regnet for å ha det mest byråkratiske i språket. Det er viktig å huske at de som jobber der, ønsker å gjøre språket enklere for brukerne. De er ikke tåkemennesker, sier Krøger.

Klarspråkprisen ble delt ut for åttende gang i mars av kommunal– og moderniseringsminister, Monica Mæland.