Vegard Velle, Fagbladet

vegard.velle@fagforbundet.no

– Vi ønsker å være i første rekke, sier Per Ove Dahl, styreleder for IKT Orkidé og rådmann i Sunndal kommune.

Gjennom samarbeidet får kommunene stor makt og gunstige innkjøpspriser hos leverandørene. Kommunene organiserer også felles IKT-opplæring og drifter dataparken sammen, noe som er ressursbesparende.

Små kommuner på hugget

– De fleste av Orkidé-kommunene ville aldri kommet så langt uten IKT-samarbeidet. En liten kommune som Halsa, med 1500 innbyggere, ville verken hatt tilgang på kompetanse eller penger alene. Nå er vi på hugget, selv om vi er små, sier Sunndal-rådmannen.

Både de største kommunene – som Kristiansund – og de minste nyter godene fra samarbeidet, selv om de minste kanskje har mest igjen for det.

På grunn av felles portalløsning i Orkidé-kommunene, kan ansatte sitte i hvilken som helst av kommunene og logge seg inn på hjemkommunens intranett. Dette er ikke minst praktisk hvis for eksempel en medarbeider bor i en annen kommune enn den hun jobber i, og vil logge seg inn via hjemmekontoret.

Halverte prisen

Et av systemene som kommunene samarbeider om, er et felles lønns-, økonomi- og personalsystem. Dahl anslår at kommunene halverte utgiftene, fra anslagsvis 20 til 10 millioner kroner, gjennom felles innkjøp.

– Vi fikk en betydelig gevinst, et moderne system og en tiårig, langsiktig kontrakt.

Mer kontroversielt er et eventuelt samarbeid om å slå sammen de 13 lønnskontorene i kommunene, noe som nå er under utredning. Det samme gjelder en eventuell felles pengeinnkreving, som også utredes.

– Med felles systemer skaffer vi oss en infrastruktur som gjør at vi kan samarbeide tettere, kanskje særlig innenfor økonomi, lønn og personal, mener Dahl.

Dataløsninger for en kommune er ofte mer krevende enn dataløsningene i næringslivet. En kommune har mange ulike fag- og tjenesteområder som krever at programmene snakker sammen.

Mange hoder tenker sammen

Samarbeidet er organisert gjennom faggrupper på tvers av kommunene. Det er faggrupper for kontor og administrasjon, økonomi, teknisk etat, oppvekst samt helse og omsorg.

– Faggruppene er fryktelig viktige. Her lærer kommunene av hverandre, og utvikler de beste rutinene, innenfor blant annet skatteinnkreving, arkivering og reglement for lån og pengeforvaltning. Når mange hoder tenker sammen, blir vi bedre, sier Per Ove Dahl.

Initiativer til nye prosjekter kommer som regel fra faggruppene, for eksempel behovet for et nytt saks- og arkivsystem.

Digitalt førstevalg

Det neste store løftet for kommunekoalisjonen blir såkalt digitalt førstevalg, som innebærer at all kommunikasjon med innbyggerne i utgangspunktet foregår digitalt. Kommunikasjonen inkluderer ikke minst søknadsskriving og svar på søknader, som kommer i den digitale postkassen.

Digitalt førstevalg vil være en stor lettelse for kommunene, som slipper å skrive ut, frankere og poste svar på søknader. Saksbehandleren behandler saken digitalt, fra a til å.

– Bankene har fått publikum til å jobbe for seg i mange år. Nå kan også kommunene gjøre det, påpeker Per Ove Dahl.

Ønsker folkelig engasjement

Et annet system som IKT Orkidé planlegger, er Felles for framtiden, et felles pleie- og omsorgsprosjekt, som starter i høst. Et annet prosjekt heter Felles plandialog, som handler om å gjøre det mulig for folk flest å følge plan- og reguleringssystemet fra høring til saksbehandling og vedtak. Systemet gjør det enklere for dem som ønsker å delta i planprosessen.

– Vi ønsker et størst mulig engasjement fra innbyggerne. En kommune er ikke bare en tjenesteprodusent, men også et sted der folk utøver sine demokratiske rettigheter, påpeker Per Ove Dahl.

IKT Orkidé har fått i oppdrag å være en av fem pilotregioner for å teste ut elektroniske meldinger.

Bakgrunnen er mylderet av datasystemer som eksisterer i Helse-Norge og som overhodet ikke kommuniserer med hverandre. Elektronisk meldingsutveksling dreier seg om å få kommunale helsesystemer til å kommunisere med datasystemene hos fastlegen, helseforetak, legevakten og andre kommuner.

IKT Orkidé er derfor blitt partner i prosjektet Kommunal utbredelse (KomUt), som består av Norsk helsenett SF og fem ulike kompetanseregioner.

Målet er at helsepersonell får rett informasjon til rett tid for å kunne gi pasienten rett behandling. Og på en sikker måte, slik at personvernet blir ivaretatt.

Bare blant Orkidé-kommunene fins en fem–seks ulike ­systemer. IKT Orkidé er nå prosjektkoordinator for meldingsutveksling i Møre og Romsdal og utløser et statlig tilskudd på 2,5 millioner kroner.

Noen av de største utfordringene ved å komme i gang med meldingsutveksling, er mangelen på kompetent personell i kommunene, at det er kostnadskrevende og at det er vanskelig å få leverandører til å levere de standardiserte løsningene.

Per i dag har ca. en firedel av kommunene tatt i bruk pleie- og omsorgsmeldinger.