Ingeborg Vigerust Rangul

ingeborg.rangul@fagforbundet.no

For ett år siden skrev Fagbladet om Narvik og kommunens overgang til Google apps. Kommunen er den første i Norge som valgte en nettskyløsning i offentlig sektor.

– Jeg så vel ikke for meg at det skulle bli så store oppslag da vi startet i fjor. Jeg legger merke til at mange norske kommuner er interessert, og noen kommuner er på prøvestadiet, sier Jakobsen.

Datatilsynet mener at plattformen ikke innfrir kravene til sikring av personopplysninger, og stiller seg kritisk til at data lagret i europeiske datasentraler kan bli utlevert til USA, uten nærmere beskjed.

Viser vei

– Utgangspunktet vårt var å løse noen problemer. I dagens IT-verden er kompetanse om de ulike datasystemene viktig, og det fins et vell av systemer, sier IT-sjefen.

Kommunen søkte forgjeves etter IT-konsulenter med kompetanse tilpasset de systemene kommunen hadde.

– Vi måtte tenke nytt, og samtidig se langt framover.

Per Jakobsen og hans stab gjorde sine egne vurderinger av risiko, og hadde ikke bistand utenfra. De mente at de hadde kontroll selv, og at løsningen de valgte var god.

– Kostnadene blir lavere og mer forutsigbare. Tjenestene leies i nettet uten bekymringer for oppgraderinger og nye versjoner.

Hvordan Narvik håndterer sensitive data gjennom e-post, er et av spørsmålene som har blitt reist.

– Her er det behov for en bevisstgjøring av egne brukere. Det skal ikke sendes personsensitiv informasjon i e-poster, sier Jakobsen.

Derfor har kommunen tilpasset sine rutiner hvis dette skulle skje. Kommer det inn en slik e-post, vil saksbehandler ta dokumentet inn i egnet databehandlingssystem, e-posten slettes, og ny sendes tilbake til avsender med beskjed om at personsensitiv e-post ikke skal sendes.

Narviks IT-sjef mener at saksbehandlere i stat og kommune er godt skolert i lover om personvern og innsyn.

– Vi skal også legge ut informasjon på kommunenes hjemmesider, og annonsere i lokalvisa.

Sover godt om natta

Løsningen Narvik har valgt, har så langt vært stabil, ifølge Per Jakobsen.

– Det kan vi ikke si om det systemet vi hadde. Jeg sover bedre nå. Én gang har vi hatt behov for å kontakte Google direkte. Problemet ble løst på minutter. Vi har brukt langt mindre ressurser enn tidligere på drifting av e-postsystemer.

I Google apps ligger det flere verktøy, og kommunen ser stadig nye bruksområder og enklere og bedre måter å samhandle på i organisasjonen.

– Da det var streik, kunne vi enkelt finne ut av og oppdatere konsekvenser av streiken per enhet.

I tillegg peker Jakobsen på at kommunale pågående prosjekter kan dele informasjon, slik at arbeidsdokumentene til enhver tid er oppdatert.

– Dette omfatter ikke saker som gjelder personvern og hva det medfører av personsikkerhet.

Brukerne i organisasjonen har tilgang til e-post hvor som helst over mobile enheter som nettbrett og telefon.

– Dette er produktivitetsfremmende, i tillegg til at det blir mindre trafikk på systemene vi bruker.

Foredragsvinter

Selve saken skal behandles i løpet av sommeren. Så langt har ikke Narvik fått stengningsvarsel.

Jakobsen sier at de har samarbeidet godt med Datatilsynet.

– Deres jobb er å ivareta og være et tilsyn. Vi har en god dialog med Datatilsynet og Google. Det har vært svært lærerikt.

– Men jeg hadde vel ikke sett for meg en slik foredragsvinter, sier Per Jakobsen.

– Det er også viktig å få ut objektiv informasjon om hva dette betyr for oss. Et nyansert bilde av risiko. Vi har fått på plass rutiner som beskriver vår håndtering av informasjon knyttet til systemet.

– Basert på en bekymringsmelding gikk Datatilsynet i fjor sommer inn i Narviks valg av nettløsning.

– Kommunen ble bedt om å uttale seg, og i januar fikk de brev med varsel om vedtak. Kommunen ble bedt om vise hvordan personopplysningene i løsningen kan bringes i tråd med kravene som stilles i personopplysningsloven. Dette ble gjort like før påske.

– Endelig vedtak fra Datatilsynet ventes i løpet av høsten.

Outsourcing av ulike IT-tjenester som infrastruktur, databehandling og program­vare som leveres over inter­nett.