Ugne Joana Gaudiesiute

ugne.joana.gaudiesiute@fagbladet.no

Årets julekalender på NRK TV, Snøfall 2, løfter fram hvor viktig arkivering kan være.

I Snøfall, den fiktive landsbyen der Julenissen bor, strømmer det til med brev denne julen fra den virkelige verden, kalt VU.

Å sitte med etterslep på arkiveringen kan skape glipp i dokumentasjonen og dra ned kvaliteten på arkivene.

Skjermdump: NRK TV

Så mange brev at landsbyens arkivar, Winter, ikke får nok tid til å arkivere alle brevene selv. Han søker derfor hjelp hos sin bibliotekar Luna, og stoler på at hun får jobben gjort.

På grunn av jevnlige distraksjoner gjemmer Luna bort brevene og planlegger å ta igjen arkiveringen ved en senere anledning. I det hun nesten blir avslørt av arkivaren Winter, brenner hun brevene i peisen i stedet, noe som frigjør de onde kreftene i Snøfall.

Norges sjel på spill?

Men kan mangelfull arkivering også skade Norges sjel? Det svarer Herbjørn Andresen, professor ved arkivvitenskap på OsloMet på.

– Det Winter sier i episode seks når han snakker med Pil, er at «Så lenge barna tror på julenissen og skriver brev til julenissen, så finnes vi.» Fullt så eksistensielt er nok ikke arkiver, sier Andresen.

Herbjørn Andresen er professor i arkivvitenskap på OsloMet. For han er utdanningen og det akademiske løftet en viktig del av kompetanseløftet til yrket.

Ugne Joana Gaudiesiute

Han påpeker likevel at arkivarene og studentene på arkivvitenskap er veldig opptatt av å ta vare på dokumentasjon som bevisverdi. Det bidrar både til diverse saksbehandlinger, innsyn i hva ulike etater jobber med og er med på å bygge identitet for en stat.

Han trekker fram et eksempel fra norsk historie, da Norge løsrev seg fra Danmark i 1814. Da hadde man en avtale om at arkivene som var relevante for Norge skulle komme fra København til Oslo ganske raskt.

• Hvem ringer du hvis du trenger svaret på en 200 år gammel krimgåte?

– Det skjedde ikke, det tok mange tiår med ulike kamper om å få de viktigste arkivene til Norge. Det handlet litt om hvilke dokumenter man trengte her, men det handlet også om å bygge Norge som nasjon, at man har en identitet knyttet til det som har foregått i Norge, sier Andresen.

Han sier at mye av arkivering har vært utrolig viktige i nasjonsbyggingen vår.

– Arkiver er også en form for identitet, et kollektivt minne.

Nå til dags handler ikke arkivpraksisen like mye om å bygge samfunnet. I de statlige og kommunale arkivene er hverdagen ganske lik som i Snøfall, mener han.

– Arkivmaskineriet i Snøfall ligner litt på digital arkivering, egentlig. Man kan få inn papirdokumenter, digitalisere dem, og vite at de er arkivert selv om man ikke ser dem i papirversjon lenger, sier Andresen.

Selv om arkivering ikke er fullt så eksistensielt for Norge som for Snøfall, kan mange av arkiveringsprosessene i serien sammenlignes med digitalisering av arkivene i virkeligheten.

Skjermdump: NRK TV

Nå til dags er det ikke så mye som arkiveres i papirversjon lenger. Når dokumentene først er digitalisert, kan man få fram det man trenger, når man trenger det, med et par tastetrykk.

Hull i saksbehandlingen

Andresen sier at den største utfordringen med arkivering i Snøfall er det store etterslepet med mange brev som ikke har blitt arkivert. Det gjør arbeidet mer tungvint, og blir utfordrende å gjennomføre oppgavene.

– Hvis det er mye som henger, store etterslep som man ikke har fått inn i arkivet enda, blir det en trussel mot kvaliteten i arkivene. Det å greie å holde tritt er viktig å få til, sier han.

BEKYMRET: Bibliotekaren Luna ligger langt bak med arkiveringen av brevene. Store etterslep i arkiveringen gjør jobben mye vanskeligere.

Skjermdump nrk.tv

Han forteller at her i VU, altså vår virkelige verden, har vi også noen andre utfordringer.

• Før de to kommunene slås sammen, skal disse sortere 55 millioner dokumenter

– Det kan være vanskelig å ta stilling til hva man egentlig trenger å bli tatt vare på.

I mange etater bruker man ulike kanaler til å kommunisere. Noe kommer på sms og noe på e-post. Disse går noen ganger til en enkeltperson framfor direkte til etaten.

– Når er dette egentlig en del av saksbehandlingen? Og når er det ikke en del av saksbehandlingen? Det er kanskje den største utfordringen man har nå for tiden. Dette kan man ofte bomme på, sier han.

• Ekstra stas med juletrikken: Trikkefører Lene Beate hadde gitt opp håpet om å få kjøre i år

Han trekker fram at en del saker hos Sivilombudet handler om akkurat dette. Der kan man ha bommet ved å tro at en e-post inneholder bare generell veiledning, men i realiteten er det starten på en saksbehandling, som burde ha blitt journalført og arkivert.

– Når noen da ber om innsyn, kan det være noen hull i hva som er tatt vare på, sier han.

Den offentlige interessen

En sak som har fått mye oppmerksomhet i år, er manglende journalføring på aksjehandlene til Sindre Finnes, ektemannen til den tidligere statsministeren Erna Solberg.

Herbjørn Andresen sier at det her igjen handler om å kartlegge og forstå hvilken dokumentasjon som er viktig å notere seg og arkivere, og ikke.

Han påpeker også at Statsministerens kontor (SMK) er et omfattende apparat for statsministerens aktiviteter. Det å passe på at det ikke oppstår inhabilitet er en ganske liten del av hele jobben.

– Det at statsministeren har en ektefelle, er det ikke så rart om man ikke fester seg så mye ved fra starten. I ettertid skulle de nok ønsket at de hadde et mer prinsipielt blikk på hva som er internt og ikke-internt, og hva de har plikt til å journalføre, sier Andresen.

Han sier at man i saker som dette ville tjent på å ha et riktig faglig blikk på hva som skal dokumenteres fra starten. På den måten kunne slike glipp blitt unngått, men ansvaret kan heller ikke legges fullt og helt på arkivarenes skuldre.

– Det er noen av de generelle problemene vi har med blandingen av formelle og uformelle kanaler som alle typer virksomheter har. Det blir avhengig av kunnskapen og kulturen hos alle de ansatte, hele virksomheten, ikke bare hos arkivarene.

Herbjørn Andresen mener at det ikke alltid er like lett å vite her og nå, om hvilke dokumenter i arkivet som vil få en offentlig interesse i fremtiden. Et systematisk arbeid må til, for å sikre at dokumentene er der uansett.

Skjermdump: NRK TV

Han sier videre at Sindre Finnes-saken og SMK har fått mye oppmerksomhet, men påpeker at det er et generelt problem i forvaltningen, at det er vanskelig å forstå hva som bør dokumenteres og ikke.

– Det at man har en gjennomgående og systematisk tenkning om hvordan man dokumenterer det som foregår, er egentlig den beste medisinen.

Han sier at det ikke er de som jobber i forvaltningen sin oppgave å lukte seg fram til hva som kan få en fremtidig interesse. For man ser ikke alltid her og nå om hvilke saker som kan få en offentlig interesse å søke innsyn i.

– Forvaltningen skal ha gjort jobben godt nok i utgangspunktet til at dokumentasjonen er der den skal være når interessen eventuelt oppstår. Det er jo sånn det må fungere.

Bli den beste arkivaren

For Andresen er det akademiske løftet i arkivvitenskapen en viktig ting å fokusere på.

– Jeg vil si at hvis man vil bli den beste arkivaren, så bør man nok ta en utdanning.

• Kos med julequiz for hele familien

I tillegg sier han at det er viktig å ha et tverrfaglig blikk og at man er interessert i faget og å samarbeide med andre yrkesgrupper.

I dag jobber de fleste arkivarene i statlige og kommunale etater med å fange opp dokumentasjon. På den andre siden har man arkivinstitusjoner som Arkivverket og Oslo byarkiv som tar vare på arkivene for evigheten.

– Det er nok en stor fordel om man har jobbet i begge typer virksomhet. Det å ha flyttet litt på seg, prøvd både arkivinstitusjonsarbeid og offentlig forvaltning, tror jeg kan være en måte å bli en av de beste arkivarene på, sier Andresen.

Han trekker også fram flere kvaliteter som en arkivar bør ha.

– Nå tenker man kanskje på Winter i Snøfall som en sånn stereotypisk arkivar. Og det er nok plass til alle typer personligheter, men det å være faglig veldig snever er nok ikke det beste, sier han.

Det handler både om å forstå hva virksomheten er til for, og hvilke IT-prosesser som må til.

Det handler ikke bare om å fange dokumentasjon, men også om hvordan oppgavene utføres, forstå regelverket bak, som forvaltningsrett og innsynsrett, legge til rette for at alle parter kan ivareta sine interesser, og mer til.

Litt av et omfattende arbeid.

– Hvis det faglige perspektivet er altfor snevert, er det ikke sikkert at man passer så godt til yrket. Den type sterk, faglig nidkjærhet som vi ser hos Winter, det er ikke det som drar faget framover, tror jeg, sier Andresen.

Han sier at det likevel er fint å se arkiv-yrket representert i et så stort omfang i Snøfall.

– Selv om Winter i Snøfall har en litt rigid personlighet og faglig nidkjærhet, og ikke det store sidesynet til hvordan andre har det; på tross av det, er det en positiv ting at vi ser faget vårt synliggjort i allmennkulturen. Det tror jeg både jeg og andre arkivfolk setter stor pris på.