INGEBORG V. RANGUL

ingeborg.rangul@fagbladet.no

– Jeg er positiv så langt. En ny lov omfatter mer enn den gamle. I tillegg til offentlige organ vil loven også gjelde for å legge til rette for bevaring og tilgjengeliggjøring av privatarkiv, sier Kathinka Yttrehus.

Hun jobber som spesialkonsulent ved Drammen byarkiv.

– Her bevarer vi alt fra vugge til grav. Vi danner og systematiserer og kasserer og bevarer, og vi har også ansvar for en del privatarkiv. Mange privatarkiv har blitt lemfeldig behandlet, og masse ble bare kastet. For eksempel fra private legekontor. Nå er det egne journalsystemer innen helse.

• Hvem ringer du for å løse en gåte?

Dokumentasjon og arkiv

Bakgrunnen for denne nye loven er tilgang på dokumentasjon på hva et offentlige organ har gjort og å gjøre det mulig å kunne ettergå avgjørelser og vedtak og etablerer systemer slik at det er mulig å finne fram til den dokumentasjonen som trengs.

Likevel – alt skal ikke inn i et arkiv. Yttrehus forklarer at politiattester for eksempel som er av kort gyldighet, de langtidsbevares ikke. Det samme med meldinger om dårlig måking – det tas ikke vare på.

– Men blir bilen ødelagt av kommunal måking, da arkiveres det som en erstatningssak.

Yttrehus peker på at derfor er det viktig med gode system. Kommunen måker og strør og det det er det egne meldingssystem for. Med en gang det skjer en stor lekkasje fordi gravemaskinen har kommet borti en vannledning må det ut av meldingssystemet og inn i arkivsystemet.

– Det kan ikke være opp til saksbehandler på servicetorget å vurdere dette. Her må organisasjonen ha gode rutiner og et godt system slik at alle vet hva som skal dokumenteres og bevares.

– Den nye arkivloven skal hete Lov om dokumentasjon og arkiv. Og det er jo dokumentasjon vi driver med. Arkiv er jo litt sært. Dokumentasjon er kanskje lettere å forstå enn uttrykket arkiv.

• Julekalender viser hvor viktig arkiv er

– Alt henger sammen

Men hvem skal bestemme hva som skal arkiveres og hvor i hvilket system?

– Hvilke standarder skal systemene vi bruker ha? Kommer dette i forskriften? Det er «nerdete», men viktig. Alt henger sammen med alt. Omfanget for hva som skal arkiveres, vil komme inn i formålsparagrafen, sier Yttrehus.

En formålsparagraf er første paragraf i en lov, avtale eller vedtekter. Den angir hva som er formålet med loven, avtalen eller vedtektene. Formålsparagrafen pleier å stå tidlig i loven.

– Det er mange prinsipper bak et offentlig arkiv. Arkivet skal være arkivert i den rekkefølgen det kommer inn. Vi skal ikke stokke om på dokumentene. Virksomhetene har sin egen arkivplan. Ved tilsyn blir denne planen sett på.

– Her kommer detaljene inn, og de vil komme i forskriftene. Vi vet jo ikke hva forskriften sier enda, og er spente på det.

Etterettlighet er viktig

I et arkiv skal alt være lett å finne igjen og det skal være etterrettelig. Yttrehus forklarer at i et arkiv ligger hele oppveksten vår. Her er det elevmapper og rettighetsdokumenter og mapper fra barnevern.

Hvis noen trenger informasjon som går mange år tilbake i tid, skal arkivet ha den nødvendige dokumentasjon. Derfor må den som leter i arkivet vite hvem som har skapt informasjonen og i hvilken kontekst, hvordan informasjonen er brukt videre, og at den ikke er endret eller manipulert.

– Noen skal jo kanskje lese det de skriver i framtiden. Har en elev fått en liten skade i skolegården som har betydning senere, må det dokumenteres på en skikkelig måte. Det holder ikke med en gul lapp hvis eleven kommer tilbake om 20 år og vil ha tilgang på dokumentasjonen. Derfor må et arkiv være etterrettelig.

Yttrehus ser på den nye loven som en gyllen sjanse hvor virksomheter i det offentlige kan gå sammen og jobbe tverrfaglig.

– Hele etaten må samarbeide som dokumentforvalter. Vi som jobber med arkiv, må komme på banen og være med i prosessen. Jeg ønsker den nye loven velkommen. Det virker som om den nye loven er mer opptatt av arkivdanning og ikke bare bevaring.

Ønsker nasjonal skytjeneste

Regjeringa har lagt fram forslag til ny arkivlov for Stortinget. I sitt høringssvar skriver Fagforbundet at de er positive til ny arkivlov og opplever at Kulturdepartementet har utarbeidet et grundig lovforslag.

Fagforbundet støtter at Nasjonalarkivet har nasjonalt ansvar for privatarkiv, men mener fylkeskommunen også bør ha en formell rolle.

Et annet punkt i høringssvaret er at digitalisering har blitt brukt som et argument for fornyelse av arkivloven. Fagforbundet ønsker en opprettelse av en nasjonalt offentlig driftet og eid skytjeneste.

I dag har bruken av skytjenester i større grad blitt utført av private virksomheter på oppdrag fra offentlige organer. Selv om lovforslaget viderefører forbudet mot å føre arkiv ut av landet, mener Fagforbundet at skytjenester i utlandet reiser en rekke problemstillinger. Et arkiv som befinner seg i utlandet, vil ikke være underlagt norsk jurisdiksjon.